Все под контролем: как караоке-бар Hamilton автоматизировал работу с помощью r_keeper

В 2021 году в центре Москвы недалеко от Патриаршего моста открылся караоке-бар Hamilton. Чтобы эффективнее управлять процессами, в декабре 2023 года в руководство решило установить программное обеспечение r_keeper. Проект для автоматизации был нестандартным, поскольку заведение работает ночью. Рассказываем, какое именно решение r_keeper подошло бару и почему, как его внедряли и как оно помогает управлять ночным заведением.

Софт, который отвечает потребностям бизнеса

Летом 2023 года Анатолий Самаретов, управляющий Hamilton, познакомился с Виктором Чередниченко, который руководит компанией-дилером r_keeper Vimtex. На тот момент процессы в заведении уже были автоматизированы. Но в продуктах r_keeper управляющий нашел более подходящее решение, которое отвечало специфике караоке-бара.

Владельцу нужна была надежная система, которая стабильно работает в режиме 24/7 без ошибок и зависаний. Было важно, чтобы новое ПО позволяло легко вести товарный учет и оформлять все документы в системах ЕГАИС и «Честный знак».

Также управляющему была необходима более простая работа с калькулятором, чтобы в расчете себестоимости блюд или остатков возникало меньше неточностей, например из-за некорректной инвентаризации. Калькуляторы в r_keeper работают с программой учета Store House, которая была установлена в баре, что стало еще одним аргументом в пользу нового софта.

Караоке-бару подошло облачное решение r_keeper cloud

Когда Виктор проанализировал процессы в баре, стало понятно, что заведению нужен облачный продукт r_keeper cloud. Предлагая софт, дилер учел количество кассовых станций в заведении. Hamilton — небольшой бар, который работает с 20:00 до 5:00. На выходных здесь полная посадка — 35 гостей, в будни приходит до 15 человек. Чтобы всех обслужить, хватает двух станций. Также нужна была система, в которой легко вести весь товарный учет и контролировать рабочие процессы. R_keeper cloud отвечает всем этим требованиям.

Стоимость r_keeper cloud в месяц зависит от количества станций. Чем их меньше, тем выгоднее решение для бизнеса, который при небольших затратах получает надежную работу заведения. Модули r_keeper cloud работают из облака, а значит, не надо тратить деньги на IT-инфраструктуру. Кроме того, бизнес постоянно получает свежие обновления с новыми функциями, которые позволяют стабильно работать и расширять возможности. Если станций требуется больше, подойдет вариант с постоянной лицензией.

Виктор Череднеченко, директор компании-дилера Vimtex:

«На мой взгляд, продукты r_keeper закрывают 99% вопросов в общепите. Один процент остается на сложные нестандартные запросы. Гибкость r_keeper позволяет настроить систему без особых усилий под разные запросы бизнеса. При этом иногда достаточно коробочного варианта, как это произошло с караоке-баром Hamilton. Кастомизировать систему не пришлось — r_keeper cloud полностью закрыл все потребности заведения и обеспечил его стабильную работу»

Настройка и отладка системы вместе с работой бухгалтера-калькулятора, который вносил меню, заняла не больше суток. Утром инженеры Виктора пришли в бар, чтобы поставить систему, а вечером сотрудники Hamilton принимали заказы уже через r_keeper cloud. При этом дилер использовал оборудование, которое уже стояло в баре.

• за общим временем отработки;

• за фактической длительностью смены;

• за количеством опозданий;

• за длительностью опоздания.

После установки ПО дилер провел обучение персонала караоке-бара. Интерфейс системы интуитивно понятен, поэтому сотрудникам было несложно на нее перейти.

Как новый софт сделал работу заведения прозрачнее

R_keeper cloud по функциональности полностью заменил прошлый софт. Все процессы в караоке-баре автоматизированы: от приема заказа до выдачи отчетов и расчета. Прекратились сбои с невыходом заказов на кухне, сотрудники уверены в надежности и стабильности системы. Но самое главное — работа стала прозрачнее. Владелец заведения видит объективную картину того, как работает бар по корректным отчетам.

Анатолий Самаретов, управляющий караоке-бара Hamilton Lounge Bar:

«Благодаря ПО r_keeper можно больше времени уделять глобальным вопросам в управлении баром и меньше контролировать персонал. Система настроена так, что официанты не могут сами закрыть стол или сделать отмену, а все блюда делаются исключительно по чекам»

Сканер подключен напрямую к станции, поэтому вся информацию по маркированным товарам сразу попадает в системы ЕГАИС и «Честный знак». При этом разработчики оперативно дорабатывают систему под новые нормы, чтобы персонал тратил меньше времени на учет продукции, а владелец бизнеса знал, что с документами все в порядке.

Виктор Череднеченко, директор компании-дилера Vimtex:

«Мне важно дать клиенту прозрачность в работе. Чтобы отчеты показывали реальную картину того, что происходит в его бизнесе. Это касается себестоимости, управления персоналом и других вопросов. При этом он должен быть уверен, что система автоматизации будет работать стабильно и в ней будут учтены все моменты, связанные с соблюдением законодательства»

Теперь в планах руководства караоке-бара внедрение и других продуктов r_keeper. Дилер уже устанавливает в Hamilton третью станцию и мобильных официантов, чтобы в заведении могли быстрее принимать заказы. Также руководители рассматривают систему лояльности, которая будет интегрирована с r_keeper.

После этого партнер планирует реализовать подсчет консумаций в модуле по учету рабочего времени TimeKeeper. Так называют продвижение персоналом определенных блюд и напитков в меню. Это позволит начислять вознаграждение сотрудникам не от всей выручки, а от конкретных позиций. Прогрессивный процент с продаж подстегнет соревновательный дух в коллективе и принесет заведению еще больше прибыли.