Складской учет необходим любому ресторану — с ним управляющий может контролировать расход продуктов и их себестоимость, анализировать наценку, пресекать воровство со стороны персонала, уменьшать порчу продуктов и лишний расход средств. Грамотная система автоматизации складского учета должна иметь разнообразный функционал, помогающий анализировать данные и эффективно управлять рестораном. Именно такой системой является StoreHouse – модуль r_keeper для управления складом, производством, себестоимостью и закупками. Разберем некоторые функции StoreHouse, которые точно пригодятся в работе.

Тип товара «калькуляция»

Товары, с которыми ведётся работа в StoreHouse, могут быть трех типов: товар, услуга, калькуляция.

• Товары – самый распространенный тип, это материальные ценности, учет которых ведется в складской системе.

• Услуги – не задействованы в обычном документообороте, но имеют отпускную цену и участвуют в бухгалтерских документах. Например, если в ресторане есть услуги аренды зала, караоке, бильярда и т.п. 

• Калькуляция – данный тип выбирается для ингредиентов, которые используются в технологических картах, но которые нет необходимости учитывать, например, проточная вода или лёд. Благодаря этому типу можно составлять правильные, красиво оформленные карты с учётом всех ингредиентов. Это важно для корректного расчета объема супов, компотов и коктейлей.

Единицы измерения

В StoreHouse для разных целей можно создать несколько единиц измерения одного товара. Например, яйца в технологических картах кухне удобно указывать в граммах, но отчеты по остаткам, когда в них написано «3765 г яиц», смотреть неудобно. Для пересчета заводится вторая единица измерения, и в отчетах выводятся данные в штуках. Для одного товара можно создать неограниченное количество единиц измерения, достаточно установить коэффициент связи между ними.

Компенсирующие записи

В заведениях общепита, будь то полноценный ресторан, столовая или точка фастфуда, неизбежно встает вопрос работы с отрицательными остатками, когда продукт по факту имеется, но в программе складского учета он уже закончился. 

Для работы с отрицательными остатками в StoreHouse используются компенсирующие записи. С их помощью корректировка возможных минусов происходит автоматически, без ручного создания дополнительных документов и исправления карт.

Все документы в StoreHouse, предполагающие расход товара, содержат поля «компенсированное количество и суммы». Если товар есть в наличии, поля остаются пустыми. А если списание продуктов в накладной превышает их наличие на складе, после сохранения документа в этих полях рассчитывается количество недостающего товара и его цена, и автоматически создастся компенсирующая запись. В списке накладных и отчетах такие записи выводятся отдельной строкой и выделяются красным цветом, что позволяет удобно их анализировать. Если добавить недостающий товар, документы автоматически пересчитаются, и запись удалится, а поля «компенсированное количество и суммы» в накладной станут пустыми. Это позволяет в несколько раз ускорить обработку складских документов. Подробнее.

Двухэтапная активация накладных

Для перемещения товара с одного склада на другой можно настроить обязательное подтверждение принимающей стороны для разграничения ответственности сотрудников. Чтобы документ перемещения прошел в системе, его должны будут подтвердить два сотрудника, тот, кто передает товар, и тот, кто его принимает.

Логистика

Неправильно рассчитанное и заказанное количество продуктов может привести к большим стоп-листам и потере выручки, или, наоборот, к перезатариванию склада, порче продуктов, что тоже приведет к финансовым потерям. Чтобы этого избежать, важно прогнозировать будущие расходы заранее. В StoreHouse это можно сделать с помощью блока Логистики. В нём можно заранее, на основании статистики продаж, рассчитать перечень товаров для закупки, с учетом реальных остатков на складах и желаемых. Логистика дает возможность сформировать заказы поставщикам и отправить их из системы по почте, или выгрузить в XLS и передать другим способом. Подробнее

StoreHouse – программа, которая помогает тысячам предприятий автоматизировать учет, контролировать персонал, производство и документооборот, а также эффективно управлять себестоимостью. Используйте все возможности StoreHouse, чтобы иметь полные отчетные данные о движении товара, остатках, совершенных операциях, платежах и задолженностях.