Ресторан продаёт хорошо, а денег в конце месяца меньше, чем ожидали. Но дело не всегда в крупных расходах — повар кладёт в порцию немного больше продукта, закупочная цена постепенно растёт, часть запасов портится, а комиссия агрегатора съедает маржу с доставки. По отдельности такие потери легко пропустить.

В статье разберём зоны, которые стоит проверить — от приёмки продуктов до кассы, доставки и расписания смен.

Учёт в общепите: как увидеть, сколько действительно теряет ресторан

Возьмём кофейню с выручкой 2 млн рублей в месяц. Допустим, оборот растёт, но денег на счету к концу месяца всё равно столько же, сколько полгода назад. По отчёту о выручке не понять, где они осели.

Чтобы разобраться, разделим потери в общепите на два типа:

Чтобы увидеть масштаб, сравните расчётный и фактический расход продуктов. Например, по техкартам на продажи за месяц должно было уйти продуктов на 600 тысяч рублей, а ушло на 680. Разница в 80 тысяч — это 4% выручки.

Дальше эту разницу стоит разобрать по причинам — проверить списания, приёмку, техкарты и результаты инвентаризации.

Ниже разберём каждый участок по очереди и покажем, на что смотреть в отчётах.

Закупка и приёмка

Потери могут начаться уже на этапе приёмки продуктов:

Списание продуктов в общепите

Например, повар обнаружил прокисшие сливки и оформил списание. Через неделю испортилась ещё одна упаковка. По отдельности ничего необычного, но к концу месяца списаний может оказаться вдвое больше обычного.

Причины потерь на списаниях могут быть такими:

• списание «на глаз» — объём не взвешивают, пишут примерно,
• списанием прикрывают кражу — продукт унесли сотрудники, а в акте написали «порча»,
• закупили на месяц вперёд ради скидки, но часть испортилась,
• нарушили порядок расхода — новую партию открыли, пока старая стоит в холодильнике.

Нормы естественной убыли в общепите

Естественная убыль — это потеря массы при хранении, когда качество продукта не меняется. Её важно отличать от технологических отходов и от порчи.

Нормы естественной убыли в общепите утверждены приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252. Технологические отходы при обработке сырья считают по ГОСТ 31988-2012.

Как оформить акт списания продуктов

Списание в общепите обычно оформляют по таким причинам:

• порча и истечение срока годности,
• производственный брак,
• бой посуды и инвентаря,
• питание персонала,
• проработки новых блюд и дегустации.

Свой перечень причин заведению стоит закрепить в учётной политике. Тогда у бухгалтерии не будет вопросов, почему продукт списали.

Что должно быть в акте: дата и номер, название заведения, наименование продукта с артикулом, количество и единица измерения, причина списания, стоимость, подписи членов комиссии и материально ответственного лица. Акт составляют в момент списания.

Какой процент списания в общепите считать нормальным. Универсальной цифры нет — у кофейни с выпечкой и у рыбного ресторана она разная. Свою норму считают по собственным данным. Возьмите долю списаний в закупке за последние 3–6 месяцев, отбросьте месяцы с форс-мажорами — получится рабочий диапазон.

Недостача при инвентаризации

Инвентаризация в общепите почти всегда показывает расхождения, и сама по себе разница — ещё не повод для паники, но важно понять, насколько она велика и откуда взялась.

Допустим, сыра на складе меньше, чем по учёту. Причин может быть четыре:

• ошибки приёмки — приняли меньше, чем записали,
• непроведённые документы — списание или перемещение не внесли в систему,
• закладка сверх нормы — повар кладёт больше, чем в техкарте,
• кража.

Разбирать недостачу стоит отдельно по позициям. Если не хватает только дорогих продуктов — это один сценарий, но если недостача размазана по всей номенклатуре, скорее всего, дело в учёте. В r_k СторХаус Про расхождения видны в инвентаризационной ведомости — по каждой позиции отдельно.

По итогам соберите объяснительные, определите причину и решите — списать потерю за счёт виновного или на расходы заведения. Закрыть недостачу излишками можно только в исключительных случаях — о них ниже.

Пересортица

При пересортице недостача одного товара совпадает с излишком похожего, и в сумме остатки могут выглядеть нормально.

Примеры пересортицы:

• соки разных брендов в одинаковых коробках,
• говядина разных категорий, которую при приёмке не разделили,
• бариста пробивает капучино на коровьем молоке, а наливает растительное, которое дороже.

Зачесть их друг против друга можно только в исключительных случаях — за один и тот же период, у одного материально ответственного лица и в пределах одного наименования товара. Это установлено ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н), который стал обязательным с 1 апреля 2025 года.

Кухня

На кухне стоит проверить три вещи — граммовку, актуальность техкарт и объём заготовок.

Закладка «на глаз». Повар кладёт сыра на 15 граммов больше нормы. При 60 порциях в день и цене сыра 900 рублей за килограмм это 810 рублей в день — около 24 тысяч в месяц на одном ингредиенте.

Данные в техкарте разошлись с реальностью. Например, шеф поменял рецептуру, заменил ингредиент на аналог или изменил выход порции, а проработку блюда не провели и карту не выверили. Дальше расчётный расход считается по старым нормам, и сравнивать его с фактическим бессмысленно — расхождение будет всегда, но причина не в кухне.

Поэтому проработки стоит проводить вместе с шефом при каждом изменении блюда — желательно взвесить закладку, зафиксировать выход и проверить потери при обработке. Тогда цифры в системе будут соответствовать тому, что реально готовят.

Перепроизводство. Заготовок сделали с запасом, к концу смены половина ушла в списание.

Потери ресторана на кассе

Кассовые расхождения не всегда означают воровство. Часть может возникнуть из-за ошибок сотрудников, но есть и схемы, которые стоит контролировать.

К преднамеренным схемам относятся:

• непробитый заказ — гость заплатил наличными, чек не пробили, деньги до кассы не дошли,
• отмена после оплаты — заказ пробили, гость расплатился наличными, потом операцию отменили,
• сторно чека без причины — позиции удаляют из уже оформленного заказа,
• скидка «для своих», которую получает обычный гость, а разницу забирают себе,
• нефискальные оплаты — перевод на личную карту вместо кассы.

Бар и алкоголь

В баре небольшое отклонение в граммовке может быстро превратиться в заметную сумму. Если вместо 50 миллилитров виски регулярно наливать 60, расход на каждую порцию будет на 20% выше нормы.

Где ещё могут встречаться отклонения:

• свои бутылки — когда бармен приносит алкоголь и продаёт мимо кассы,
• бой и пролив, которые не фиксируют,
• неверные порционные нормы в техкартах коктейлей.

Списание алкоголя в ЕГАИС. С 1 июля 2024 года вскрытая бутылка не считается проданной — заведение передаёт в систему фактический расход, вплоть до миллилитров. Если учётные остатки в ЕГАИС расходятся с фактическими, это повод для проверки.

За нарушение правил учёта алкоголя предусмотрена ответственность по ст. 14.19 КоАП РФ — для должностных лиц штраф от 10 000 до 15 000 рублей, для юридических — от 150 000 до 200 000 рублей.

Меню-инжиниринг

Классическая ситуация — в меню есть хит продаж, который заказывает каждый второй гость. Все довольны, пока кто-то не считает его маржинальность и не выясняет, что с каждой порции ресторан зарабатывает 40 рублей.

Вторая ситуация — «мёртвые» позиции. Блюдо заказывают дважды в неделю, но под него держат три ингредиента, которые больше нигде не используются. Они лежат, портятся и уходят в списание.

Меню-инжиниринг помогает разделить блюда по двум параметрам — популярности и маржинальности.

В r_keeper для анализа меню также можно использовать ABC-анализ — он помогает сопоставить спрос и маржинальность блюд. Подробнее об этом виде отчёта рассказали в отдельной статье.

Расходы ресторана на доставку и комиссии агрегаторов

На момент публикации статьи комиссия Яндекс Еды составляет 29,17% без НДС при доставке курьерами сервиса и 16,67% без НДС при доставке своими силами или самовывозе. Сверху накладываются платное продвижение в каталоге и компенсации гостям за опоздания и ошибки в заказе.

Посчитаем на примере пиццы за 800 рублей:

• себестоимость продуктов — 240 рублей,
• упаковка — 40 рублей,
• комиссия 29,17% — 233 рубля,
• остаётся 287 рублей до вычета аренды, зарплат и налогов.

С той же пиццы при продаже в зале останется 560 рублей до вычета аренды, зарплат и налогов — на 273 рубля больше.

У зала свои расходы — официанты, посуда, — но они почти не растут с каждым новым заказом, а комиссия растёт пропорционально выручке. Если не считать эту разницу, можно активно продвигать доставку и после удивиться, почему выручка выросла, а прибыль нет.

Персонал и ФОТ в ресторане

Фонд оплаты труда — одна из крупнейших статей расходов ресторана. Вот какие потери могут быть связаны с ним:

Штрафы для общепита

С 1 сентября 2026 года часть нарушений при работе с маркированными товарами фиксируется автоматически по данным системы «Честный знак». Постановление выносится в электронном виде, без проверки и без составления протокола. Основание — Федеральный закон от 02.05.2026 № 120-ФЗ.

Штраф за продажу просроченного маркированного товара считается за каждую проданную единицу — 10 000 рублей для ИП и 20 000 рублей для юридического лица. Продали пять единиц — получите пять штрафов.

Автоматическая фиксация привязана к разрешительному режиму на кассе. Если заведение продаёт маркированный товар в рамках услуги общественного питания и передаёт в чеке код товара GTIN вместо кода маркировки, разрешительный режим не применяется. Но порядок работы зависит от того, как именно оформлена продажа, поэтому свой сценарий стоит уточнить отдельно.

Ещё одна важная зона — алкоголь. Расхождения в учёте ЕГАИС оборачиваются штрафом по ст. 14.19 КоАП РФ, до 200 000 рублей для юридического лица.

Как контролировать потери в общепите: пример рабочего графика

Как всё собрать в одном месте

Частые вопросы