Оборот растёт, а прибыли нет: три отчёта для собственника, которые покажут, куда уходят деньги ресторана

Многие рестораны собирают десятки отчётов, но используют лишь небольшую часть информации. При этом один вовремя замеченный показатель может предотвратить убытки, обнаружить ошибки персонала или подсказать, какие блюда пора выводить из меню.

Этот материал — саммари вебинара «Управленческая отчётность на Раз! Два! Три!» о том, как собственникам и управляющим заведений выстроить систему, которая покажет реальное положение дел.

Три вида отчётов, которые нужны каждому управленцу в общепите

P&L (он же ОПиУ) — отчёт о прибылях и убытках. Отвечает на вопрос: сколько зарабатывает ресторан? В нём видна выручка, расходы по статьям и итоговая прибыль или убыток.

ДДС — движение денежных средств. Отвечает на вопрос: где физически находятся деньги? Заработать миллион и держать миллион на счёте — разные вещи. Часть денег может быть в дебиторке, часть в обязательствах перед поставщиками. ДДС показывает, есть ли кассовый разрыв прямо сейчас.

Эти два отчёта смотрят одновременно, по отдельности они менее информативны. Если P&L покажет прибыль, а на счетах денег нет, значит, они где-то застряли и не работают.

Операционные отчёты отвечают на вопрос: что происходит прямо сейчас? В них может отслеживаться динамика выручки, среднего чека, топ блюд, списания и опасные операции.

Мы рекомендуем, чтобы все три отчёта были в одном пространстве. Если P&L собирает бухгалтер в Excel, ДДС — финансовый директор в другой таблице, а операционка находится в третьей системе, то данные могут расходиться, а управлять этим будет невозможно.

Как собрать P&L и две ошибки, которые убивают его смысл

Многие рестораны до сих пор собирают P&L вручную. На сбор одного отчёта уходят часы, а иногда и дни. За это время часть данных уже успевает устареть.

Чтобы избежать этого, данные можно собирать автоматически, в системе финансового учёта r_keeper. Она сама подтягивает операции из банковских выписок, кассовой системы r_keeper и складского учёта r_keeper и собирает готовые отчёты в одном месте. ДДС собирается здесь же.

Но даже с готовым инструментом стоит понимать логику самого отчёта. Вот две ошибки, которые мы встречаем чаще всего.

1. Дробить статьи до бесконечности. Некоторые собственники стараются учесть каждую мелочь, чуть ли не отдельную строку на каждую операцию. На старте это лишнее. Статьи расходов лучше делать крупными: продукты, аренда, персонал, маркетинг. Потом, когда система заработает, их можно детализировать.
2. Копировать бухгалтерские счета. Многие пытаются перенести в P&L бухгалтерские статьи расходов. Но управленческий учёт существует не для бухгалтера, а для собственника. Если владельцу проще понимать статью «тряпки и моющие средства», чем «хозяйственные расходы», пусть так и называется. Главное, чтобы по отчёту можно было быстро принять решение.

P&L и ДДС показывают, сколько ресторан заработал и где сейчас его деньги. Но они не объясняют, из-за чего прибыль оказалась именно такой, какие блюда её принесли, а какие, наоборот, тянут вниз. Чтобы найти причину, нужны операционные отчёты. Один из самых полезных — это ABC-анализ меню.

Что такое ABC-анализ и как он помогает работать с меню

ABC-анализ, инструмент, который показывает, какие блюда работают на прибыль ресторана, а какие просто занимают место в меню. Принцип простой: 20% позиций дают 80% выручки. Задача — понять, что это за блюда.

Все позиции делятся на три группы по количеству продаж, выручке и маржинальности.

Не нужно смотреть только на общий ABC, делите его по группам. Например, коктейли почти всегда уступят по обороту основным блюдам. Поэтому корректнее анализировать продажи внутри каждой категории. То есть отдельно горячие блюда, десерты, напитки, коктейли и бизнес-ланчи. Так становится понятно, какие позиции являются лидерами именно в своей группе.

Как выглядит отчёт и что означает каждая цифра

В r_keeper ABC-анализ будет выглядеть так.

В цветных ячейках указана позиция блюда в своей группе по одному из показателей. Расшифровывается просто: буква — группа (A, B или C), а дробь — место внутри неё. Например, «A1/4» значит, что блюдо попало в группу A и занимает в ней первое место из четырёх.

Отдельные колонки показывают такую оценку по количеству продаж, по выручке и по марже, поэтому у одного блюда сразу несколько кодов.

Что делать с каждой комбинацией

Если оценивать блюдо только по продажам, картина получится неполной. Поэтому каждую позицию оценивают сразу по трём параметрам: продажи, выручка и маржа. Так у блюда появляется код из трёх букв. Например, AAA — лидер по всем трём, а CCC — аутсайдер.

Такой код сразу подсказывает, что делать с блюдом: где-то позицию стоит оставить и доработать, а где-то убрать из меню. Вот основные комбинации и решения по ним.

Чтобы такой отчёт был точным, одной кассы мало. Данные по продажам берутся с кассовой системы, а вот себестоимость, закупки и маржа из складского учёта. Поэтому ABC-анализ по блюдам работает в связке кассы и системы складского учёта r_keeper Стор Хаус Про: в ней же ведётся учёт товаров и ингредиентов, техкарты и фактическая себестоимость. Без этой интеграции цифры по марже будут неполными.

Ещё два недооценённых отчёта

Собственникам также важно контролировать отчёты об инвентаризации и опасных операциях. Если не уделять им должного внимания или смотреть лишь в конце отчётного периода, есть риск потерять деньги.

Инвентаризация

Инвентаризация — отдельная большая тема. Здесь расскажем лишь о том, что пригодится вам как управленцу и займёт всего 30 секунд.

Достаточно построить два отчёта, остатки по системе и результат инвентаризации, и сравнить две цифры. Если по инвентаризации товара меньше, чем должно быть по остаткам, возвращайте отчёт ответственному, значит, какие-то позиции не сошлись.

А вот на что действительно стоит обратить внимание. Если сумма недостач и сумма излишков почти совпадают, ещё и из месяца в месяц, это плохой знак. Например, недостача за январь составила 56 300 рублей, излишки 58 000 рублей, а в сумме расхождение всего 1 700 рублей. На бумаге получилось почти идеально, но в реальности так бывает очень редко. Если один продукт испортился, другой не появится сам по себе, чтобы это компенсировать. Похожие суммы почти всегда означают, что цифры подогнали вручную.

Опасные операции

Есть категория событий, о которых бесполезно узнавать из месячного отчёта. К ним относятся отмена чека, удаление скидки или удаление товара.

Раньше с опасными операциями боролись объяснительными. Менеджер писал записку на каждую отмену, записки складывались в ящик стола, а потом отправлялись в мусор при ближайшей уборке. Ни систематизировать, ни проверить периодичность так невозможно.

Рабочий вариант — уведомления в реальном времени. Бот сразу сообщает владельцу или управляющему, что произошло, на какую сумму и кто совершил операцию. Тогда по каждому случаю можно сделать разбор по горячим следам, а не через месяц.

К этому добавляется автоматический отчёт по закрытию смены, он приходит сразу после закрытия, без участия персонала. Собственник знает, чем закончился день, ещё до того, как утром откроет ресторан.

Как часто смотреть отчёты

Каждый день стоит держать перед глазами операционную сводку:

• выручку,
• средний чек,
• количество гостей и чеков,
• загрузку по дням недели и времени суток,
• топ блюд,
• списания,
• опасные операции.

В r_keeper всё это может приходить автоматически, прямо в мессенджер или на почту. Смотрите по пути на работу и из любой точки мира и будьте в курсе, как идут дела.

Раз в неделю имеет смысл контролировать позиции группы A: не падает ли маржа, хватает ли запаса ингредиентов и не сменилась ли позиция в группе. Если блюдо было в лидерах, а теперь гости перестали его брать, стоит проверить, не сменился ли поставщик или качество сырья.

Раз в месяц стоит собирать полную картину:

• P&L,
• сравнение с прошлым периодом,
• полный ABC-анализ,
• результаты инвентаризации.

Что в итоге

Регулярный анализ управленческой отчётности — хорошая привычка для любого управленца в общепите. Она позволит смотреть на процессы в заведении прозрачно и принимать решения, основанные на данных.

Начать проще, чем кажется. Оставьте заявку на консультацию, мы предложим решение под ваше заведение и подскажем, как запустить пилот без остановки кухни и без рисков.