Надежный софт и прозрачность бизнес-процессов

Летом 2023 года Анатолий Самаретов, управляющий караоке-баром Hamilton, встретился с Виктором Чередниченко, который руководит компанией Vimtex — дилером r_keeper. Бару требовалась автоматизация всей работы с гостем — от приема заказа до расчета. Также обсудили выбор ПО, которое обеспечит минимальный риск отказа в пиковые часы.

Караоке-бар Hamilton открылся в 2021 году в центре Москвы, недалеко от Патриаршего моста. Это премиальное лаундж-заведение с двумя залами — общим и VIP-зоной, — где можно спеть в сопровождении бэк-вокала, заказать крабовые котлеты и говядину вагю. Концепция, помимо высокого среднего чека, предполагает небольшое количество гостей, многие из которых — постоянные. 

Другая особенность бара в том, что он работает с 20:00 до 05:00. В это время из-за недоступности инженеров почти невозможно решить сложную проблему с софтом, например восстановить базу данных после скачка напряжения. Поэтому требования к надежности ресторанного ПО высокие. 

Чтобы быть уверенным в стабильной работе 24/7 и эффективнее управлять процессами, в Hamilton установили облачное ПО r_keeper. Рассказываем, почему именно облако, как решение помогает вести бизнес и какую пользу приносит гостям.

 У нас есть еще один кейс про высокие требования к отказоустойчивости ПО. Там мы рассказываем о заведении значительно большего масштаба и другого формата. Какой вариант ПО для него выбрали и почему, читайте здесь

Что нужно: автоматизация всего + контроль из кабинета директора 

К моменту внедрения r_keeper в баре полтора года работала другая система автоматизации. После ознакомления с возможностями r_keeper управляющий пришел к выводу, что именно это решение наилучшим образом соответствует требованиям заведения. 

Требования к ПО были следующими:

• автоматизация всех бизнес-процессов в заведении; 

• соблюдение актуальных законодательных норм — корректная работа с ЕГАИС и «Честным знаком»; 

• своевременная отчетность и 100-процентная прозрачность процессов;

• уверенность в том, что сотрудники строго выполняют должностные инструкции, не продают алкоголь «мимо кассы» и т. д. 

Раньше, чтобы понимать общую картину, нужно было буквально обходить бар и смотреть, кто чем занят. Хотелось уйти от такой практики, чтобы меньше смущать сотрудников и сосредоточиться на стратегических задачах.

Также была необходима более простая работа с калькулятором, чтобы в расчете себестоимости блюд или остатков возникало меньше неточностей, в том числе из-за некорректной инвентаризации. Калькуляторы в r_keeper работают с программой учета Store House, которая установлена в баре, что стало еще одним аргументом в пользу нового софта.

Когда станций мало, выгоднее облачный r_keeper

После анализа процессов в баре дилеру стало понятно, что потребности заведения, включая бесперебойность, закрывает типовой облачный продукт r_keeper Cloud. 

Hamilton — небольшой бар. На выходных здесь полная посадка — 35 гостей, в будни отдыхают до 15 человек. Чтобы всех обслужить, достаточно двух-трех станций. Это значит, что нагрузка на облако сравнительно небольшая, риски «зависаний» сведены к нулю. Опыт дилеров r_keeper подтверждает: при таких вводных можно не бояться, что работа ночного заведения будет парализована из-за серьезных нештатных ситуаций, пока инженеры спят.

Ежемесячная стоимость r_keeper Cloud зависит от количества станций. Чем их меньше, тем выгоднее решение для бизнеса. С облачными модулями не нужно тратить деньги на IT-инфраструктуру. При этом бизнес постоянно получает свежие обновления, которые расширяют возможности ПО.

Виктор Чередниченко, директор компании-дилера Vimtex:

«На мой взгляд, продукты r_keeper закрывают 99% вопросов в ресторанном бизнесе. Один процент остается на сложные, нестандартные задачи. Система гибкая, настраивается без особых усилий под разные запросы. Иногда достаточно коробочного варианта, как в случае с караоке-баром Hamilton — в этом кейсе мы не занимались кастомизацией».

Настройка и отладка системы длились меньше одного рабочего дня. Утром инженеры пришли в бар, чтобы поставить систему, а вечером сотрудники Hamilton принимали заказы через r_keeper Cloud. При этом дилер использовал оборудование, которое уже стояло в баре. 

Чтобы повысить эффективность работы сотрудников, управляющий баром попросил дополнительно поставить модуль учета рабочего времени. Он позволяет контролировать опоздания и фактическую длительность смены. 

После установки ПО дилер провел обучение персонала. Интерфейс системы интуитивно понятен; кроме того, большинство сотрудников раньше работали с продуктами r_keeper в других заведениях. Это помогло быстрее адаптироваться. 

Результат: 100-процентный контроль, выше уровень обслуживания 

Облачное решение r_keeper Сloud полностью заменило предыдущий софт, теперь все процессы в караоке-баре автоматизированы. Прекратились сбои с отдачей заказов на кухне, и официанты редко сталкиваются с необходимостью извиняться за ошибки. Обслуживание ускорилось, что заметно повысило удовлетворенность гостей. 

Работа заведения стала прозрачнее. Владелец и управляющий в отчетах системы видят всю аналитику за интересующий период и могут объективно оценивать эффективность бизнеса в целом.

Анатолий Самаретов, управляющий караоке-баром Hamilton Lounge Bar:

«Благодаря ПО r_keeper можно больше времени уделять глобальным вопросам в управлении баром и меньше контролировать персонал. Система настроена так, что официанты не могут сами закрыть стол или сделать отмену, а блюда готовят исключительно по чекам».

Благодаря r_keeper информация по списаниям алкоголя и маркированным товарам сразу попадает в системы ЕГАИС и «Честный знак». При этом разработчики оперативно актуализируют систему под новые нормы, и владелец бизнеса знает, что в случае проверки проблем не будет.

Виктор Чередниченко, директор компании-дилера Vimtex:

«Мне важно дать клиенту прозрачность. Чтобы отчеты показывали реальную картину того, что происходит в его бизнесе: себестоимость, управление персоналом, другие аспекты. При этом он должен быть уверен, что система автоматизации будет работать стабильно и в ней учтены все моменты, связанные с соблюдением законодательства».

Что дальше: еще выше стандарты

В планах караоке-бара внедрение других продуктов r_keeper, прежде всего — мобильных официантов r_k Waiter, чтобы еще быстрее отдавать блюда. Пока официант будет рассказывать гостю о десертах, кухня начнет готовить по тем пунктам заказа, которые видны в системе. Это сэкономит уйму времени и, главное, повысит удовлетворенность гостя, а это — ключевая составляющая работы любого заведения, особенно в премиальном сегменте.