Как в «PRO.Хинкали» связали зал, кухню и бэк-офис в единой системе и стали принимать заказы вдвое быстрее

Официанту нужно быстро принять заказ, повару вовремя его приготовить, шефу следить за себестоимостью, менеджеру обслужить больше гостей без потери качества. Задачи разные, но в большом ресторане на 264 места они связаны между собой. На примере «PRO.Хинкали» в Челябинске разбираемся, как автоматизация помогла команде сократить приём заказа с 5-7 до 2-3 минут, ускорить подачу горячих блюд и увеличить пропускную способность зала на 15%.

О ресторане

«PRO.Хинкали» — сеть ресторанов грузинской кухни кулинарного альянса Novikov&Family. Сейчас в сети 40 ресторанов, и все они работают на r_keeper, каждая точка подключалась отдельно по мере открытия.

Сегодня расскажем опыт ресторана в центре Челябинска, в ТЦ «Таганай». Это большая точка, здесь:

В топе продаж стабильно три позиции: хинкали, хачапури по-аджарски и салат из баклажанов с сыром надуги.

Задача

Чтобы обслужить одного гостя, заказ проходит через несколько этапов. До автоматизации на каждом из них сотрудники сталкивались со своими сложностями:

• Официант тратил дополнительное время на ручной перенос заказа и мог ошибиться при вводе.
• Повар получал бумажные чеки, а шеф-повар вручную выстраивал их очередность.
• Шеф и закупки работали с расхождениями в остатках, которые мешали контролировать себестоимость и планировать закупки.
• Менеджеру нужно было увеличить пропускную способность ресторана без потери качества обслуживания.

Получалась цепочка, в которой проблемы одного участника влияли на следующего. Лишние минуты у официанта задерживали передачу заказа на кухню, а ручная работа с чеками усложняла работу поваров в часы пик.

Под эти задачи в ресторане подключили мобильный официант, экраны заказов для кухни и складской учёт к уже работающей кассе r_keeper. Дальше посмотрим, что именно изменилось для сотрудников после внедрения автоматизации.

Что изменилось для официантов

Было. Официант записывал заказ в блокнот, шёл к терминалу и вручную переносил позиции в систему. Только на этот перенос уходило минимум 4 дополнительные минуты. Весь приём заказа занимал 5-7 минут.

При передаче чеков регулярно терялись блюда, в среднем 1-2 ошибки за смену. Причём ошибиться можно было не только по забывчивости: разобрать чужой почерк в блокноте тоже получалось не всегда.

Стало. Официант принимает заказ сразу на мобильном устройстве прямо у стола, а заказ мгновенно уходит на кухню.

Что изменилось для поваров

Было. Заказы приходили на кухню в виде бумажных чеков, шеф-повару их нужно было разбирать вручную, а в часы пик это отдельная большая работа. К тому же заказ мог прийти с задержкой или потеряться по дороге. Подача горячих блюд занимала до 30 минут.

Стало. Заказы поступают на экраны автоматически и в нужной очерёдности. Повар видит, сколько готовится каждая позиция, и не тратит смену на разбор чеков. Система сама сигнализирует, если заказ задерживается.

Экраны заказов команда приняла не сразу, для поваров это был совершенно новый формат работы. Период привыкания занял 2-4 недели: всё это время в ресторане проводили обучение, поддерживали команду и помогали разобраться с вопросами.

«Мы понимаем, что любые изменения требуют адаптации. На текущий момент система полностью интегрирована в рабочие процессы и воспринимается персоналом как эффективный инструмент.»

Алёна Минина

операционный директор кулинарного альянса Novikov&Family

Что изменилось для шефа и закупок

Было. Остатки в системе расходились с фактическими. Из-за этого было сложнее контролировать себестоимость, планировать закупки и вовремя замечать подорожание продуктов.

Стало. Складской учёт ведётся в реальном времени: видно остатки, себестоимость блюд и списания, а потребность в закупках рассчитывается автоматически. Аналитика помогает находить блюда, у которых из-за роста себестоимости снизилась наценка.

Что изменилось для менеджеров

Чем быстрее идёт обслуживание, тем больше гостей проходит через зал. После автоматизации ресторан стал обслуживать на 15% больше гостей за смену. Этому в том числе помогло сокращение времени на приём заказа, его передачу на кухню и выдачу счёта.

При росте эффективности штатное расписание теперь можно пересматривать без потери качества сервиса, то есть оптимизировать фонд оплаты труда и одновременно увеличивать гостевой поток.

Средний чек вырос на 3%. Связать этот рост только с автоматизацией нельзя, хотя официанты стали активнее и увереннее предлагать дополнительные блюда, просто потому, что пробить заказ теперь быстро и это не съедает время.

Прозрачнее стала и работа зала: все заказы проходят через кассу, в системе можно делить счета между гостями, а отмены и скидки видны в отчётах.

«Влияние на выручку однозначно положительное. Чем выше фактическая посадка в ресторане, тем выше влияние на итоговую выручку.»

Алёна Минина

операционный директор кулинарного альянса Novikov&Family

Результаты в цифрах

Ещё три показателя ресторан оценивает по итогам внедрения:

Хотите так же?

Если у вас заведение с большим потоком гостей, расскажем, как ускорить обслуживание, убрать потери заказов между залом и кухней и держать себестоимость под контролем. Подберём решение под ваш формат.

Оставьте заявку на консультацию, покажем, как система будет работать с вашими ежедневными задачами.