Мероприятие на отлично: возможности r_keeper для банкетов и корпоративов

Новогодние корпоративы, свадебные банкеты и другие мероприятия с большим количеством гостей могут стать прибыльной статьей дохода ресторана. Чтобы все прошло на высшем уровне, и довольные гости вернулись к вам вновь отмечать другие праздники, к мероприятию стоит готовиться заранее. В статье мы расскажем, как система автоматизации r_keeper поможет event-менеджеру и остальному персоналу спланировать и провести торжество.

Предварительный заказ

Принимайте заказы на проведение мероприятий заранее, чтобы у вас было время все подготовить. Используйте модуль r_keeper «Резервирование», который позволяет открывать столы для банкета с указанием даты и времени мероприятия. В модуле можно указать количество гостей, контактные данные заказчика, а также внести предоплату. Если гости выбрали блюда заранее, их также можно указать — в начале мероприятия (или в заданное время) касса отправит информацию на кухню, чтобы повара приступили к готовке. Редактирование столов до начала мероприятия доступно менеджеру, а после начала автоматически откроется для официантов.

Предоплата

Если ресторан берет с заказчика наличные в качестве предоплаты и печатает приходной кассовый чек, ничего не отображая на кассе, а итоговый расчет с фискальным чеком формирует после банкета — заведение нарушает законодательство. По закону ресторан, получив предоплату, обязан выдавать фискальный чек. Поскольку итоговая сумма заранее неизвестна, в r_keeper предусмотрена специальная функция — на кассе можно указать причину внесения денежных средств, которая отобразится на фискальном чеке как внесение аванса. Таким образом, ресторан сможет предоставить заказчику фискальный чек, получив предоплату и в конце мероприятия.

Сервисный сбор

Многие заведения заранее обговаривают с заказчиком фиксированную сумму или процент от стоимости заказа в качестве вознаграждения за обслуживание. Чтобы добавить сервисный сбор отдельной строкой в общий счет, используйте функцию наценки в r_keeper — она позволяет задать размер вознаграждения в процентном или денежном эквиваленте. При необходимости итоговое значение можно сделать доступным для редактирования персоналом.

Себестоимость

Не рассчитав себестоимость проведения банкета, ресторан рискует уйти в минус, а не заработать. Чтобы исключить такой сценарий, рекомендуем заранее рассчитать себестоимость в модуле складского учета StoreHouse. Модуль использует внесенные на кассе данные по блюдам, технологическим картам и закупочным ценам ингредиентов и рассчитывает себестоимость блюд и напитков с помощью метода FIFO.

Предварительный расчет себестоимости полезен и с точки зрения подготовки к мероприятию: менеджер сможет понять, сколько закупить тех или иных продуктов для кухни и бара, заложить нормы производственных потерь и пресечь попытки воровства.

Персональные приглашения

За несколько дней до мероприятия отправьте постоянным гостям email или SMS приглашение на мероприятие с помощью программы лояльности r_keeper CRM. Программа хранит все данные о гостях, их контакты, и позволяет настраивать автоматические рассылки, используя готовые шаблоны. В приглашении обратитесь к гостю по имени и расскажите подробнее о развлекательной программе.

Описанные возможности r_keeper позволяют эффективно спланировать и подготовиться к мероприятиям любых масштабов: камерному дню рождению или свадьбе с сотней приглашенных лиц. Удобные инструменты позволяют спланировать закупки и резервы, скоординировать работу кухни, правильно оформить чеки и проинформировать гостей. Желаем красочных праздников и дольных гостей!