Как автоматизировать ресторан за 30 минут

Что такое легкая автоматизация управления кассой, меню, складом и отчетностью для небольших ресторанов, кафе и фастфуд-сетей? Это r_keeper Lite

Для маленьких и сетевых

r_keeper Lite полностью автоматизирует основные бизнес-процессы в ресторанном бизнесе: позволяет отказаться от «ручного» управления кассой, меню, заказами, складом и отчетностью. «Большим заведениям с собственным производством, сложной кухней и меню продукт вряд ли поможет, а вот задачи фастфудных точек и небольших ресторанов на несколько столиков или пиццерий он легко закрывает», — рассказывает менеджер продукта Евгения Белоусова. Сервис можно использовать и для управления бизнес-процессами небольшой группы заведений, например сети кофеен, пекарен или фудтраков. 

«Мы учли опыт автоматизации бизнес-процессов в ресторанах, накопленный командой нашего основного продукта, — r_keeper. Но здесь другая платформа: r_keeper Lite изначально разрабатывался как облачный сервис, надежный и простой, чтобы владельцам заведений не пришлось покупать дорогое оборудование. Система требует минимум ресурсов, регистрация и базовая настройка занимают совсем немного времени — около получаса. Для удобства онбординга клиентов мы сделали интерактивного помощника, который по шагам ассистирует во время подготовки к запуску».  Менеджер продукта Евгения Белоусова

Познакомиться с системой можно через деморежим; для начала работы — скачать приложение из Google Play и заполнить небольшую регистрационную форму. Первые два месяца пользоваться r_keeper Lite можно бесплатно, а затем (при оформлении годовой лицензии) подписка обойдется в 500 рублей в месяц. 

Красивое меню и немного больше

Сервис r_keeper Lite решает три больших блока задач, связанных с работой кассы, склада, отчетной документацией и аналитикой. 

Через бэк-офис приложения можно быстро загружать и редактировать меню, разделять блюда по категориям и типам (например, виду кухни), легко искать нужные позиции. А непосредственно на кассе — работать с заказами гостей: интерфейс сделан максимально понятным, удобным и быстрым, чтобы сотруднику не пришлось тратить лишнее время на обслуживание посетителей. Поддерживается функция редактирования заказа, его переноса на другой столик, оплата заказа любыми способами, в том числе с разделением чека между гостями. «Кассовый модуль работает с соблюдением требований закона № 54-ФЗ: владельцу ресторана не нужно думать об отправке чеков оператору фискальных данных — система все сделает за него», — отмечает Евгения Белоусова.

Работа со складскими остатками — вторая по популярности функция сервиса, говорит она. «В r_keeper Lite есть учет по блюдам, полуфабрикатам и товарам. Можно заполнить технологическую карту — рецепт блюда, и когда его будут пробивать на кассе, система автоматически спишет продукты со склада по этому рецепту», — говорит эксперт. Складской модуль помогает регистрировать поступления продуктов от поставщиков, проводить инвентаризацию, контролировать остатки и вести учет алкогольной продукции. «Сейчас есть возможность работать с ЕГАИС для продажи пива, а в будущем мы планируем добавить поддержку акцизных марок, чтобы продавать через систему и крепкий алкоголь», — рассказывает Евгения Белоусова. 

Через отчетно-аналитический модуль можно автоматически формировать документы по реализации, проводить онлайн-списания по закрытым чекам, строить отчеты по складским операциям плюс оценивать данные по выручке, наценке и полученной прибыли с разных категорий блюд.

Начнем с малого

Для начала работы r_keeper Lite нужен минимум техники: ноутбук или стационарный компьютер, на котором удобно провести первоначальную настройку системы и заполнить меню, плюс Android-планшет. «В будущем мы планируем сделать поддержку iOS, но пока адаптировали систему под операционную систему Android — просто потому, что таких устройств на рынке больше, да и стоят они дешевле», — рассказывает Евгения Белоусова.

Однако рестораны, в соответствии с требованиями фискального законодательства, должны также иметь фискальный регистратор, зарегистрированный в ФНС России, а опционально — оборудование для кухни, чтобы печатать сервис-чеки, и платежный терминал для приема банковских карт. Такой стартовый комплект можно собрать самостоятельно или купить у r_keeper Lite: планшет, мобильная онлайн-касса и эквайринговый терминал обойдутся партнерам сервиса в 27 тысяч рублей.

Ровно так же r_keeper Lite нетребователен к интернету: он не нужен для постоянной работы системы. Связь понадобится только для первоначальной настройки кассы и периодически — для синхронизации накопленных ею данных с облачным сервером. Система сама передаст данные, когда появится интернет: например, параллельно с отправкой фискальных чеков: по закону чек онлайн-кассы должен передаваться в ФНС России в течение 30 дней с момента продажи. Это удобно для заведений, в которых мобильная связь работает с перебоями, например баров в полуподвальных помещениях.

Закупки по почте

Кассовая часть r_keeper Lite работает уже около полутора лет. Сервис используют рестораторы в Краснодарском крае, Крыму, Сибири и других регионах страны.

Этим летом команда разработки выпустила большое обновление, соединив кассовую часть со складской. А в конце года в сервис интегрировали поддержку MixCart — системы автоматизации закупок и документооборота по ним.

«Ресторану нужно не только вкусно кормить гостей. Закупка свежих, качественных продуктов — одна из задач, которые решаются в первую очередь. С MixCart делать это гораздо проще. У сервиса есть база поставщиков, по прайс-листам которых можно сравнить цены и выбрать самое интересное предложение. А затем — отправить заказ поставщику, получить от него подтверждение, сформировать документ о поставке, когда заказ будет получен, — и все это автоматически, в электронном виде».  Менеджер продукта Евгения Белоусова

Если поставщика, с которым ресторан постоянно работает, в системе нет, его могут к ней подключить. «Автоматизированное управление закупками — это очень полезная функция, которая здорово облегчает жизнь маленьким заведениям», — отмечает эксперт.

Запуск системы лояльности и другие планы

В первом квартале 2021 года r_keeper Lite планирует интегрировать в продукт функционал платформы r_keeper Loyalty, на которой рестораторы могут создавать свои программы лояльности. «Это позволит нашим партнерам работать с постоянными клиентами и возвращать гостей. Человека можно будет зарегистрировать, идентифицировать через чекин во время заказа, выбрать доступные для него акции и применить скидки. Плюс рассказать о спецпредложениях в рассылках», — рассказывает Евгения Белоусова.

Также запланирована интеграция с Delivery Club, чтобы ресторан мог доставлять заказы навынос, и адаптация приложения r_keeper Lite для кассовых терминалов «Эвотор», на которых работает каждый четвертый предприниматель в России.