Реальная инкассация. Контролируем наличные в r_keeper.

Заведения ежедневно получают выручку в наличной или безналичной форме. А всё то, что связано с деньгами, тем более  наличными, должно всегда находиться под строгим контролем. В статье рассмотрим один из вариантов контроля – параметр «Реальная инкассация». Он позволяет контролировать деньги в кассе и сверять их с реальной ежедневной выручкой.

Воровство в общественном питании, к сожалению, не редкость и больной вопрос для рестораторов. Участвовать в нём могут практически все:  линейный персонал (официанты, бармены, повара, уборщицы), и руководящий состав (менеджеры зала, управляющий, шеф-повар, бухгалтер). Разница только в том, что кто-то крадёт деньги, а кто-то – продукты или другие товары. Советуем верить своим сотрудникам, но заранее принимать меры и не создавать благоприятных условий для обмана.

Главный помощник в борьбе с воровством – настроенная система автоматизации. В r_keeper достаточно настроек и отчётов, для того чтобы если и не искоренить воровство, то свести к минимуму. Рассмотрим один из вариантов контроля – параметр «Реальная инкассация». Параметр позволяет контролировать деньги в кассе и сверять с реальной ежедневной выручкой.

Заведения общепита ежедневно получают выручку в наличной или безналичной форме. Всё, что связано с деньгами, тем более в виде наличных, должно быть под строгим контролем, чтобы предотвратить попытки злоупотребления со стороны сотрудников.
В конце рабочего дня ответственный сотрудник должен закрыть смену и сдать наличные. Смену, как правило, закрывает кассир: снимает необходимые отчеты и инкассирует деньги из кассового ящика. С включенным параметром «Реальная инкассация» при закрытии кассовой смены программа попросит пересчитать и ввести реальную сумму наличных в кассе. Без этого смена не закроется.
 


 
Если в течение смены, при потоке посетителей кассир брал деньги «мимо кассы» и складывал в кассовый ящик, он уже не сможет правильно посчитать выручку, и система в отчётах расскажет об этом. Чтобы эта настройка имела смысл, у сотрудника закрывается право на отчёты. И он заранее, до закрытия смены, не может проверить, какая сумма выручки зафиксирована в системе.

r_keeper ведёт учёт денег, но кассиру данные не доступны. При закрытии смены сотрудник считает наличные и вводит в контрольное окно получившуюся за день сумму. Оба результата сохраняются в базе r_keeper.

Многие заведения в начале дня фиксируются деньги для размена. Поэтому, рассчитывая наличность в кассе, программа учитывает не только выручку, но и официально оформленные внесения и инкассации за смену. Информация о расчётной и реальной сумме наличных денег хранится и анализируется в r_keeper в отчёте по инкассации. Он показывает сумму наличной выручки, суммы, введённые сотрудниками, и разницу между ними. Также в отчете видны даты и время инкассации; указан сотрудник, делавший изъятие. В фильтре можно выбрать, смотреть все данные или только те дни, когда суммы не совпали.

Значения с минусом означают недостачу в кассе, положительные – излишек.




Чтобы избежать обмана и потери прибыли необходим комплекс мер: регулярные инвентаризации, правильно поставленная система учета, перечень обязательных правил поведения персонала, видеонаблюдение и автоматизация, которая позволит все операции над заказом и сотрудников, их сделавших, фиксировать в системе для анализа.

Использование r_keeper полностью не исключит злоупотребления персонала, но поможет свести их к минимуму. Если вы придерживаетесь принципа «доверяй, но проверяй», включайте параметр и пользуйтесь возможностями r_keeper.