Работа с остатками

В заведениях общепита, будь то полноценный ресторан, столовая или точка фастфуда, неизбежно встает вопрос работы с отрицательными остатками, когда продукт по факту имеется, но в программе складского учета его нет. Отрицательные остатки возникают из-за перерасхода товара. Например, на кухне было 5 килограмм огурцов, которых (согласно технологическим картам) должно хватить на изготовление 25 салатов, по 200 грамм в каждый, но приготовили и продали в этот день 27 салатов. Получается, при проведении расхода, со склада будет списано 5,4кг. огурцов, что даст дефицит минус 0,4 кг.

Есть несколько причин возникновения отрицательных остатков.

Во-первых, если накладные не вовремя передаются в бухгалтерию, может получиться, что продажа уже прошла, а приход в систему учета ещё не внесён. То есть помимо 5 кг. была ещё новая поставка огурцов, которую не учли.

Вторая причина — несоответствие технологических карт реальным процессам. Повар добавляет в салат меньше огурцов, чем прописано в программе. Это бывает, когда кухня перестраховывается и при проработке блюд указывает для внесения в программу учета завышенные нормы закладок или, когда повара специально кладут меньше, чем положено.

Отрицательные остатки — это повод для бухгалтера задуматься о возможных ошибках в учете или на кухне. В зависимости от причины возникновения минусов, выбирается вариант их устранения. Это может быть приход товара «задним» числом, инвентаризации, акты переработки для устранения пересортицы или изменения технологических карт.

В модуле r_keeper StoreHouse есть своё решение для работы с отрицательными остатками – компенсирующие записи. С их помощью корректировка возможных минусов происходит автоматически, без ручного создания дополнительных документов и исправления карт.

Все документы в StoreHouse, предполагающие расход товара с подразделения, содержат поля «компенсированное количество и суммы». Если товар есть в наличии, поля остаются пустыми. А если списание продуктов в накладной превышает их наличие на складе, после сохранения документа в этих полях рассчитывается количество недостающего товара и его цена, и автоматически создается компенсирующая запись.

В списке накладных и отчетах такие записи выводятся отдельной строкой и выделяются красным цветом, что позволяет удобно их анализировать.