Праздник с r_keeper: возможности кассы для подготовки и проведения банкетов

В статье мы расскажем, как r_keeper помогает в планировании и проведении мероприятий и какие из этапов подготовки можно автоматизировать, используя систему и ее модули

Мы все любим собраться вместе для празднования дня рождения, юбилея или свадьбы. Банкет в ресторане — лучший выбор, который избавит от забот по организации и сделает праздник запоминающимся, красивым и вкусным. Чтобы гости остались довольны, а ресторан получил прибыль и новых постоянных клиентов, готовиться к банкету заведению стоит заранее: сформировать меню, закупить продукты, скоординировать работу персонала. В статье мы расскажем, как r_keeper помогает в планировании и проведении мероприятий и какие из этапов подготовки можно автоматизировать, используя систему и ее модули.

Планируем торжество

Гости, которые организуют торжество, обычно посещают ресторан заранее, выбирают день и время банкета, обсуждают с менеджером меню и вносят предоплату. Детали бронирования можно сразу зафиксировать в r_keeper через встроенный модуль «Резервирование». Модуль входит в стандартную версию r_keeper и позволяет вести в ресторане учет банкетов на будущее: открыть столы с указанием даты, времени начала и окончания мероприятия, отметить количество человек и информацию о госте, сделавшем заказ (фамилия, телефон и т. д.). В зарезервированные столы можно заранее внести предоплату и сделать предварительный заказ блюд.

Принимаем предоплату

Согласно законодательству, принимая предоплату, гостю необходимо выдать фискальный чек. Для этого в r_keeper есть опция, которая позволяет правильно оформить чеки и в день принятия предоплаты, и в день проведения праздника. Менеджеру на кассе надо указать внесенную сумму и выдать гостю чек, в день банкета эта сумма автоматически вычтется из счета и оформится как зачет аванса.

Рассчитываем закупки и себестоимость

Ресторану важно понимать заранее, принесет ли банкет выгоду. Один из показателей — себестоимость — можно рассчитать в программе складского учета StoreHouse. Для этого в модуль необходимо внести перечень всех блюд, технологические карты и закупочные цены на продукты.

Чтобы кухня успела подготовиться к празднику, в r_keeper весь заказ можно разложить на продукты, используя данные технологических карт из программы StoreHouse 5, и распечатать список. Он поможет ответственным за закупку сотрудникам понять, сколько и какие продукты заказывать у поставщиков.

Работу с внесенными в r_keeper предзаказами кухня может вести в модуле учета работы фабрики-кухни FoodFactory. Приложение покажет все банкетные заказы за период, список блюд, которые планируется готовить, а также рассчитает необходимые ингредиенты и проанализирует остатки, чтобы определить количество недостающих продуктов.

Проводим банкет и анализируем результаты

Если мероприятий много, на помощь менеджеру придет «Шахматка резервов», которая включает удобное управление заказами, анализ загруженности и просмотр зарезервированных столов на любой день. В день банкета система автоматически отправит напоминание о заказанных блюдах на кухню (если не заданы другие условия) и заказ станет доступным для официантов, назначенных на обслуживание.

Еще одно важное преимущество автоматизации — возможность формировать отчеты по проводимым мероприятиям, анализировать выручку, себестоимость, наценку, работу сотрудников и другие показатели. Все эти данные доступны в кассовых отчетах.

Касса r_keeper и ее модули помогут ресторану провести банкет на высшем уровне: составить план резервов, рассчитать загрузку кухни, правильно оформить чеки и, конечно, получить прибыль. 

Используйте возможности r_keeper по максимуму!