Полный зал, а прибыли нет. Почему кухня ресторана теряет деньги и как это увидеть вовремя

Разберём, что делать, когда зал заполнен и средние чеки растут, а финансовые показатели в конце месяца не сходятся с планом. За основу мы взяли вебинар «Как зарабатывать больше без увеличения цен и штата», который провела менеджер отдела обучения r_keeper Екатерина Скляр для шеф-поваров, бренд-шефов и собственников ресторанов.

Чтобы было нагляднее, смоделировали типичную ситуацию, представим бистро «Причал» со стабильным оборотом независимо от сезона и с заполненными столиками по вечерам. Но в конце каждого месяца прибыль ниже, чем плановая, а шеф-повар Андрей не может понять, в чём именно заключается проблема.

Проблема № 1. Ошибки официантов

В «Причале» вечером пятницы официант Марина второпях забыла передать на кухню, что гость попросил блюдо без орехов. Заказ переделали, время отдачи соседнему столику выросло, а гость, который ждал ужин дольше остальных, поставил заведению плохую оценку в отзывах.

Решает эту проблему мобильный официант от r_keeper. С ним официант передаёт все заказы и уточнения по ним прямо со смартфона — ему не нужно идти на кухню, чтобы передать заказ, написанный на листочке, или вбивать его на терминале.

После внедрения:

• заказ моментально отправляется на кухню уже от стола гостя;
• уточнения и особые пожелания вносятся сразу;
• переделок и ошибок меньше, а гость быстрее получает блюдо.

Уточнение про аллергию на орехи у гостя в этом случае попало бы в заказ сразу, а не потерялось.

Проблема № 2. Неравномерная загрузка станций

В пиковые часы работа кухни становится хаотичной: шеф бегает между станциями, чтобы понять, кто и что готовит, отдача блюд растягивается.

Чтобы избежать хаоса, можно подключить экран заказов для кухни r_keeper — в нём заказы отображаются по станциям, приоритетам, времени ожидания и статусам приготовления. Шеф видит очередь заказов в реальном времени, понимает, какая станция перегружена, и контролирует время приготовления.

После внедрения:

• заказы видны по станциям;
• есть таймеры и статусы — понятно, что готовится и что опаздывает;
• шеф управляет процессом с экрана.

Если бы у шеф-повара Андрея была такая система, он бы увидел перегрузку горячего цеха в пятницу вечером ещё до того, как начались задержки, и успел бы вовремя распределить заказы между поварами.

Проблема № 3. Перерасход и списания

Представим несколько ситуаций:

• Повара не контролируют граммовку, и порции оказываются больше, чем заложено в техкарте.
• Продукт испортился или был неправильно подготовлен.
• Повар заменил ингредиент в блюде на более дорогой аналог без согласования.

Каждая из этих ситуаций по отдельности — мелочь, но в сумме каждая из них незаметно растит себестоимость блюда, особенно в заведениях с большой проходимостью. Плюс даже популярное блюдо может оказаться убыточным, если его маржинальность не контролируется.

Навести порядок здесь помогает грамотный складской учёт. По данным внутренней аналитики r_keeper, тысячи ресторанов по всей России и странам СНГ уже используют систему складского учёта r_keeper, с помощью которой вы можете контролировать техкарты, сырьё, остатки, закупки, списания и фактическую себестоимость блюда. Она фиксирует состав, нормы и выход блюда по техкарте, контролирует цены поставщиков, приход и качество сырья, списывает ингредиенты по фактическим продажам и показывает шефу отклонения, чтобы принимать решения по меню.

Вот пример расчёта экономии для ресторана Андрея.

Проблема № 4. Отсутствие постоянной аналитики

Часто шеф видит результат месяца слишком поздно — когда период уже закрыт и повлиять на цифры нельзя, а ежедневные решения принимает на основе ощущений.

Чтобы решения были прозрачнее, вам помогут интерфейс менеджера r_keeper. Инструменты показывают данные по продажам, меню, эффективности и отклонениям. С их помощью можно смотреть ТОП блюд по продажам и по маржинальности, блюда с падающей прибылью, скорость отдачи по категориям, списания и отклонения, загрузку кухни по часам и дням недели.

Здесь же шефу пригодится матрица меню — простой способ понять, что делать с каждым блюдом:

С такой матрицей наш шеф Андрей пересматривает меню не раз в год по интуиции, а, условно, раз в квартал по конкретным цифрам.

Проблема № 5. Доставка в общем потоке с залом

У «Причала» есть доставка, но заказы на неё падают на кухню вперемешку с заказами из зала.

Однако если заказы идут в общий поток без приоритизации, начинает страдать вся кухня. В пик может наступить хаос. Повару непонятно, что готовить первым — блюдо для гостя за столом или заказ на доставку, который надо отдавать курьеру.. В итоге зал будет ждать, курьеры простаивать, а на сборке легко перепутать состав, соусы или упаковку — любая ошибка может повлиять на рейтинг заведения на агрегаторах.

При организации доставки важны три вещи:

• заказ должен попадать в систему автоматически,
• кухне нужна понятная очередь с приоритетами по времени,
• на сборке нельзя ничего перепутать.

Разделить доставку и зал помогает автоматизация доставки r_keeper. Он собирает заказы из колл-центра, сайта и мобильного приложения в одном интерфейсе и передаёт их на кассу в один клик. Колл-центр автоматизирован: заказы распределяются по зонам доставки, номер гостя определяется автоматически, заказ сразу уходит в ресторан. У курьеров — своё приложение с актуальным списком заказов, маршрутом до гостя и синхронизацией по доставленным и оплаченным заказам.

Так поток доставки перестаёт конкурировать с залом за внимание кухни, а персонал тратит меньше времени на обработку заказов.

Что в сумме получит ресторан

Главное преимущество всех четырёх решений вместе — единый контур. Заказы, производство, сырьё, деньги и аналитика теперь связаны между собой.

Даже небольшое улучшение даст ощутимый финансовый эффект. По данным наших клиентов, после внедрения доля ошибок и переделок снижается в среднем на 20% — гости реже сталкиваются с переделками и возвратами. Скорость отдачи блюд растёт на 25%, и кухня берёт больше заказов в час без расширения штата. А реальный эффект на прибыль компании по EBITDA составляет около 5%.

Чтобы такой эффект было легко отследить, важно фиксировать показатели до и после внедрения:

• операционные KPI — среднее время приготовления, долю заказов с задержкой, количество заказов в час, ошибки кухни и переделки, нагрузку по станциям,
• финансовые KPI — фудкост в процентах, списания в процентах, себестоимость ключевых блюд, маржинальность меню, экономический эффект в рублях.

Как внедряется и сколько времени занимает

Для тех, кто опасается, что автоматизация кухни — это долго и рискованно, у нас есть формат безопасного пилота. Запуск занимает одну-две недели без остановки кухни, тестирование проходит локально — на одной точке или зоне кухни, — а эффект сравнивается по KPI до и после.

Что в итоге

Управлять кухней как прибыльным производством шефу помогает связка инструментов r_keeper. При этом мы считаем, что готового и универсального решения для всех не бывает — у каждого заведения свой формат, поток и слабые места. Поэтому мы сначала разбираемся в процессах вашей кухни и только после подбираем то, что нужно именно вам.