От маркировки заготовок до начисления зарплаты: как «Империя пиццы» в Кыргызстане автоматизирует рестораны

О том, как сократить время подтверждения заказа до 12 секунд, просто и прозрачно начислять заработную плату и полностью освободить от бумажной рутины бухгалтерию в заготовках

Когда «Империя пиццы» открылась в 2007 году, гости ресторана могли заказать только пиццу и роллы. Но национальная любовь кыргызстанцев к мясу заставила владельца сети пересмотреть меню. Классическую неаполитанскую «Маргариту» потеснили лагман и манты с говядиной под острым соусом, оромо с картофельно-мясной начинкой и суп шорпо.

Богатое на мясо меню стало привлекать больше гостей. Вслед за этим росла и сама сеть: сегодня она включает 26 филиалов, собственное производство и службу доставки. А управлять процессами помогают продукты r_keeper. О самых интересных решениях для «Империи пиццы» рассказал Сергей Рабинчук, дилер r_keeper в Кыргызстане.

Сергей Рабинчук, дилер r_keeper в Кыргызстане, компания ОсОО TimelySoft:

«Автоматизация ресторанов стала массово приходить в Кыргызстан в начале 2010-х. Небольшие семейные кафе где-то до сих пор ведут отчеты вручную, а сети внедряют автоматизацию. При этом замечаю, что модуль r_keeper KDS набирает обороты последние полгода.

Самым успешным и далеко шагнувшим по автоматизации всевозможных процессов в ресторанах Кыргызстана стала “Империя пиццы”. Обычно рестораторы представляют автоматизацию в виде красивого чека и быстро закрытой смены. Эта сеть пошла дальше и автоматизировала производство целиком, что редкость для нашей страны. 

У них установлен весь r_keeper, часть решений интегрирована с сайтом и приложением, за счет чего получается быстро принимать и обрабатывать заказы, экономить время сотрудников и предлагать гостям удобный сервис»

Всего 12 секунд на подтверждение заказа

Продукт: r_keeper Delivery

Бизнес-задача: ускорить оформление заказа

Раньше все заказы в «Империи пиццы» принимали по телефону. Клиент звонил и рассказывал, на каком тесте хочет пиццу, стоит ли добавить еще сыра или может убрать лук. Оператор колл-центра заносил заказ в компьютер, подтверждал его и отправлял на кухню. В итоге процесс занимал много времени, а человеческий фактор приводил к ошибкам.

Чтобы разгрузить операторов и ускорить подтверждение заказа, владелец сети решил сделать онлайн-оформление через приложение и сайт. Условие — заказ должен автоматически «падать» в систему колл-центра заполненным. Тогда оператору не придется вбивать блюда в компьютер вручную, что убирает человеческий фактор и вероятность ошибки. С этой задачей владелец «Империи пиццы» обратился к r_keeper.

Сергей Рабинчук, дилер r_keeper в Кыргызстане, компания ОсОО TimelySoft 

«На тот момент у r_keeper не было решений для интеграции мобильного приложения и сайта. Сейчас это можно сделать с помощью API или системы White Server. А тогда мы с командой разработчиков методом проб и ошибок дорабатывали приложение “Империи пиццы”, чтобы операторы могли видеть уже заполненные заказы на своих компьютерах».

Доработка и тестирование заняли примерно полгода. Когда приложение пиццерии интегрировали с r_keeper Delivery, возникли проблемы с формированием очереди. Разработчики не учли, что в кол-центре 20 операторов и не смогли создать такую нагрузку при тестировании.

Исправление заняло пару дней, после чего система стала правильно формировать очередность заказов и распределять их между свободными операторами. Чуть позже в приложение добавили функцию «Забрать заказ самому» и реализовали автоматическое распределение заказов по зонам доставки.

После автоматизации доставка в «Империи пиццы» выглядит так:

1. Клиент оставляет заказ в приложении или на сайте.

2. Заказ поступает в ПО оператора кол-центра полностью заполненным — «перебивать» блюда из других систем не надо.

3. Оператор перезванивает для подтверждения заказа, нажимает кнопку «Подтвердить» и отправляет в работу.

4. Заказ автоматически уходит в филиал согласно зоне доставке. Если зоны пересекаются, программа выберет ту, из которой курьеру будет дешевле доехать до клиента.

В результате скорость подтверждения заказа сократилась минимум в четыре раза и занимает 12—15 секунд.

Как упростить начисление зарплаты для штата в несколько сотен человек

Продукт: собственное решение Salary, которое интегрируется с r_keeper.

Бизнес-задача: упростить начисление оплаты, разгрузить бухгалтерию.

До автоматизации большая часть времени бухгалтеров «Империи пиццы» уходила на начисление зарплаты. На другие задачи оставалось буквально пару дней, а затем все повторялось: вручную занести количество отработанных часов по каждому специалисту, сверить должность с сеткой, позвонить в филиал и уточнить по выручке конкретного официанта. И так для всего штата в несколько сотен человек. 

Чтобы расчет зарплаты занимал минимум времени, в «Империи пиццы» решили автоматизировать процесс. Для этого с нуля разработали решение Salary, которое интегрируется с r_keeper.

Как работает автоматизация:

1. Когда менеджер закрывает смену в r_keeper, система передает информацию по выручке персонала в Salary.

2. Программа автоматически рассчитывает зарплату и заполняет расчетные таблицы.

3. Бухгалтер видит, кому и сколько начислено.

В «Империи пиццы» сложная разбивка по рангам внутри каждой должности. Например, официант может быть стажером, новичком или профессионалом и иметь разную ставку. Поэтому программу настроили так, чтобы она автоматически меняла ранг, если сотрудник сдал внутренний экзамен или отработал нужное количество времени.

Поскольку r_keeper учитывал только тех, кто работает на кухне, открытым оставался вопрос по начислению оплаты, например, дворникам. Чтобы автоматизировать расчет и по ним, разработали отдельный веб-интерфейс, в котором управляющие вносят отработанные часы, премии и другую информацию. Когда смена закрывается, все данные попадают в центральный офис и рассчитываются автоматически.

В результате на день расчета зарплаты бухгалтеры видят готовую таблицу, в которой написано, сколько должен получить каждый сотрудник. Теперь не нужно вводить все данные вручную, как раньше.

Автоматизировали производство заготовок

Продукт: r_keeper StoreHouse

Бизнес-задача: организовать перемещение партии заготовок во время сборки по накладным, убрать из этого процесса бумажные документы и разгрузить бухгалтера.

Особенность сети «Империя пиццы» — централизованный бизнес. Что и по каким рецептам готовить, решает головной офис. Если заказать манты с говядиной в Бишкеке или Чолпон-Ате на побережье озера Иссык-Куль, блюда будут одинаковые внешне и по вкусу, потому что сделаны по единому стандарту на собственной фабрике.

Более тысячи сотрудников делают заготовки для блюд, которые потом развозят по всем филиалам. Чтобы следить за их сроком годности и номером партии, в сети решили автоматизировать работу фабрики с помощью терминалов сбора данных и маркировки.

Партии собираются в холодильниках и комнатах с теплоизоляцией, и Wi-Fi-сигнал между терминалом и сервером иногда терялся. Чтобы решить проблему, команда Сергея написала программу для терминала, которая работает без связи с сервером. Дополнительно заказали аппараты, которым не страшны минусовые температуры холодильников.

Планы 

У Сергея и его команды еще много идей для «Империи пиццы», ведь на базе продуктов r_keeper можно автоматизировать разные процессы.

• Сейчас в работе решение, которое поможет отслеживать курьеров. Для Кыргызстана задача нетривиальная, поскольку нет доступной для интеграции онлайн-карты с правильной отрисовкой улиц и нумерацией домов.

• Нужно автоматизировать и ускорить передачу информации о готовности блюда с кухни к официантам. Команда это видит так: повар нажимает в KDS_Pro на статус «Готово», а официанту на наручные часы приходит оповещение о готовности заказа.

• В будущем модуль KDS_Pro планируют внедрить во все филиалы, чтобы ускорить приготовление блюд и своевременно корректировать работу персонала.