Как паб, пивоварня и ночной клуб в Казахстане переходили на r_keeper

Заведения в Уральске перешли на r_keeper, чтобы автоматизировать учёт, ускорить обслуживание и подготовиться к маркировке пива в Казахстане

Сегодня пабы «Конюшня» и ночной клуб Kult — известные и любимые жителям казахстанского города Уральска места, где можно отметить день рождения, выпить свежесваренного пива, поесть мяса и провести отличный вечер с друзьями. А начиналось всё с эксперимента. В первой точке помимо атмосферы и хорошей кухни сделали ставку на собственную пивоварню.

«Я сама хожу в “Конюшню” как гость и видела, как она менялась. Сначала преобладал ковбойский стиль, сейчас это более классическая атмосфера “под старину». Но чем заведение подкупает всегда — это превосходный сервис. Официанты хорошо знают меню, легко общаются с гостями, что называется, находятся на одной волне с ними. Кухня сильная, концепция понятная — мясо и своё пиво. Всегда свежее, потому что варится прямо на месте»

Оксана Немолочнова — исполнительный директор keeper.kz

И действительно, в заведении за стеклянной перегородкой виден весь процесс: посетители смотрят, как готовится пиво, которое им наливают свежайшим. Формат посетителям понравился, и сегодня у владельца уже три точки по городу.

Как выглядел учёт до автоматизации

Пока бизнес только вставал на ноги, учёт держался на простых инструментах: записи в барных тетрадях и расчёты на калькуляторе. Общее видение и понимание ситуации было только в голове у владельца, а на формирование отчётов сотрудники тратили много времени.

Но вот пивоварня стала привлекать всё больше клиентов, бизнес пошёл в гору, и появились типичные проблемы: стало сложно отслеживать остатки, потери, было неясно, почему цифры расходятся.

От расчетов на коленке до решения сделать процессы прозрачными

Попробовали работать в продуктах 1С, но правильную бухгалтерию с ней наладить не получилось. Система оказалась неудобной в ежедневной работе, данные не давали целостной картины, а часть процессов по-прежнему оставалась вне учёта. Нужна была более универсальная система, которая не усложнит, а облегчит работу сотрудников паба. 

Владелец заведения изучал все программы, которые были представлены на рынке Казахстана в 2021 году, советовался с другими предпринимателями, взвешивал за и против. В итоге остановился на r_keeper как более привычной для рынка системе, с готовыми решениями под формат заведения и отзывчивой техподдержкой. Установкой системы занимался дилер keeper.kz — один из ключевых представителей бренда r_keeper в Казахстане.

«Ключевым фактором в пользу r_keeper стало то, что у компании уже была достаточно разветвленная дилерская сеть в отличие от конкурентов. В каждом городе Казахстана собственник может пообщаться с представителем компании офлайн, а не только онлайн. Соответственно, было больше веры в техподдержку. Владелец понимал, случись что-то, в любой момент к нему приедут и исправят ситуацию».

Оксана Немолочнова — исполнительный директор keeper.kz

Как произошёл переход на r_keeper

Сыграло роль и то, как был выстроен процесс внедрения. Владельцу было важно сделать мягкий переход с одной системы на другую, поэтому задачу разбили на этапы. Сначала перенос данных и настройка, потом обучение сотрудников и только после этого техническое открытие на первой точке. 

В 2021 для «Конюшни» купили r_k Manager — станция менеджера для настройки кассы, навигации по меню и контроля сотрудников ресторана, модуль складского учета r_k StoreHouse и три кассы на три зала с разной концепцией. 

Система настраивалась параллельно с текущей работой. Докупили принтеры и моноблоки, внесли в систему все данные и позиции меню. Дилер провёл обучение на месте: сотрудники разбирались с кассой, администраторы с работой в r_k Manager, бухгалтерия — со складским учётом в r_k StoreHouse. Когда вышел на работу новый бухгалтер, обучение повторили. Всё это время заведение продолжало принимать гостей, кухня работала в обычном режиме. 

Когда программное обеспечение освоили и работа с ним стала для персонала привычной, тот же набор программных модулей r_keeper начали внедрять в остальных заведениях. Для Scandi Hotel с рестораном и ночного клуба Kult докупили дополнительно программу складского учета — r_k StoreHouse Pro. 

Система облегчила жизнь всем сотрудникам

Первое, что заметил собственник — скорость обслуживания выросла. Официантам стало проще работать с заказами за счёт кассовых решений r_keeper, кухня начала получать их без задержек и путаницы. Взаимодействие между сотрудниками зала и кухни стало более чётким.

С переходом на StoreHouse в заведении начали регулярно проводить инвентаризации и фиксировать списания. Появилось понимание, где возникают расхождения и с чем они связаны, за счёт этого удалось сократить потери.

Для «Конюшни» производство собственного пива — не только часть концепции, но и отдельный бизнес-процесс, который тоже требует учёта.

Осложняется всё тем, что в Казахстане с 2026 года поэтапно вводится цифровая маркировка пива, требования становятся строже. В такой ситуации r_keeper заранее закрывает часть рисков: данные по движению сырья и выходу готовой продукции уже фиксируются, а значит, бизнес спокойно может адаптироваться к новым правилам, а не догонять их в авральном режиме. 

К слову, задачи с маркировкой алкоголя в заведениях общепита актуальны не только для Казахстана, и r_keeper работает по всему СНГ с учётом локальных требований и поддержкой на месте.