Как обслужить одновременно более 400 гостей на 3500 кв. метров без проблем с пересменкой

Ресторан, караоке и 150 экранов для спортивных трансляций

Пространство Olimpbet Lounge разделено на четыре локации — у каждой свои гости, нюансы обслуживания и задачи персонала. Здесь проводят банкеты, бизнес-ланчи и другие мероприятия. Но основное направление комплекса — круглосуточный показ спортивных трансляций, для которого в заведении установлено 150 экранов. Размер двух из них составляет 4,5 на 2,5 м — это самые большие телевизоры в Москве среди аналогичных заведений. Трансляции одновременно могут смотреть до 425 гостей. Обслуживают Olimpbet Lounge более 150 человек: официанты, бармены, менеджеры, технический персонал, клининг, бэк-офис, IT-специалисты. 

Менеджерам нужно держать все внутренние процессы под контролем, оперативно и эффективно управлять ими, а также интегрировать разные звенья работы в единую цепочку. Чтобы такой крупный многоформатный комплекс работал как часы, необходима автоматизация. Она позволяет связать в единое целое:

• ресторан с панорамным видом на Новый Арбат, кухней фьюжн и большим ассортиментом напитков;

• караоке с современным оборудованием и собственной арт-командой (звукорежиссер отвечает за звук, а бэк-вокалисты помогают гостям почувствовать себя настоящими артистами);

• 11 VIP-зон с уютными интерьерами;

• спорт-бар с двумя амфитеатрами для удобного просмотра спортивных передач и эффектом присутствия на стадионе. 

Проверенное и надежное решение: почему выбрали r_keeper

Новым комплексом с открытия управляет Иван Митрофанов — человек с богатым опытом в ресторанном бизнесе. Когда-то первый толчок в эту сферу ему дал опыт жизни в Бельгии, где его впечатлили пивная культура и разнообразие заведений. Вернувшись в Россию, он с партнером открыл собственный ресторан и спортбар. А в 2020 году стал управляющим спортбара Matchpoint, на месте которого теперь расположен Olimpbet Lounge.

Одной из главных проблем этого заведения, по словам Ивана, было программное обеспечение для автоматизации работы кухни и официантов в зале. Система давала сбои: периодически «падали» серверы — это частая проблема для облачных решений, размещенных на некачественных хостингах. Из-за сбоев заказы не попадали на кухню, а официанты не понимали, какие блюда и куда нести.

Не устраивала руководство заведения также техподдержка, которая не всегда быстро реагировала на запросы. Еще одна проблема старого решения заключалась в том, что за каждый новый модуль программного обеспечения (ПО) нужно было отдельно доплачивать.

Иван Митрофанов, управляющий Olimpbet Lounge:

«Однажды у нас была большая посадка на 200 человек. И разом система „потухла“ — не работало ничего. Хорошо, что менеджеры быстро сориентировались и решили задачи своими силами, хотя это было непросто. Бывало, менеджеры „кипели“: одновременно приходилось оперативно обслуживать гостей, формировать отчетность по срочному запросу для руководства, а в этот момент система дает очередной сбой. Удовольствия в этом мало».

Сам Иван привык работать с ПО r_keeper: оно стояло и в их с партнером собственном ресторане, и в спортбаре. Поэтому, когда он стал управляющим Olimpbet Lounge, вместо старой системы он выбрал проверенное и хорошо знакомое решение. Руководство было только за: хотели открыть не просто новое заведение, но и наладить работу по более высоким стандартам качества. Помня о проблемах Matchpoint с облачным софтом, он обратился к дилеру за установкой локальной версии на свои серверы. 

Иван Митрофанов, управляющий Olimpbet Lounge:

«Для меня r_keeper — хедлайнер рынка автоматизации с огромным опытом в ресторанной индустрии. Еще один немаловажный фактор — деньги, причем не только стоимость самой системы, но и сопутствующие расходы. В r_keeper ты поставил стандартный набор — и у тебя все работает, никаких проблем нет, не нужно докупать дополнительные модули и платить за них. Меня как управленца это устраивало. Хотелось эту экспертизу привнести в другие заведения, чтобы улучшить обслуживание гостей и увеличить прибыль».

Как одна система закрыла все задачи персонала 

Установкой необходимого оборудования и нового софта занималась команда UCS Service — дилер r_keeper. На первой встрече руководство заведения поставило задачу — сделать так, чтобы персоналу Olimpbet Lounge было максимально комфортно пользоваться системой, а гости не замечали пересменку по утрам. 

Иван Сафонов, руководитель отдела продаж UCS Service:

«Я подробно расспросил управляющего о процессах в заведении: приеме заказов и расчете с гостями, взаимодействии официантов и кухни, учете ингредиентов и алкоголя, работе с аналитикой. Это было нужно для понимания потребностей бизнеса и того, как привык работать персонал. Стало очевидно, что в r_keeper есть все необходимые функции для автоматизации Olimpbet Lounge и сотрудникам не придется переучиваться работать на новой системе».

Развлекательному комплексу подошел стандартный набор модулей для автоматизации:

• r_keeper CashDesk — для быстрого и качественного обслуживания гостей;

• r_keeper KDS Pro — для визуализации заказов на кухне;

• r_keeper StoreHouse — для учета запасов.

Дополнительно была настроена интеграция r_keeper с системами «Меркурий» для контроля качества продукции и ЕГАИС для учета алкоголя.

Новую систему внедряли, когда заведение готовилось к открытию после ремонта. Это сильно упростило задачу: будущую инфраструктуру продумали заранее — оставалось установить и настроить систему, чтобы она работала идеально. Помогло и то, что практически все оборудование, на котором стояла предыдущая система, подходило по техническим параметрам для нового ПО. Сложности возникли только с сервером: его мощностей не хватало для обработки всех запросов. Поэтому дилер посоветовал руководству Olimpbet Lounge установить сервер нужной конфигурации.

В процессе настройки новой системы учли индивидуальные запросы бизнеса:

• Установили дополнительный монитор KDS Pro возле стойки официантов. На экране они видят готовность заказа — постоянно спрашивать об этом поваров не надо.

• Интегрировали ПО с системой бронирования, чтобы быстро обрабатывать входящие заявки на столики.

• Предусмотрели печать этикеток, чтобы маркировать продукты и заготовки для блюд.

Обычно установка и наладка всех процессов занимает день-два. В случае с Olimpbet Lounge понадобилась неделя, несмотря на типовое решение. Причина — большое количество оборудования, которое надо было настроить: восемь касс и точек официантов, тогда как стандартный проект включает до трех точек обслуживания.

Иван Митрофанов, управляющий Olimpbet Lounge:

«За то время, пока у нас стоит r_keeper, от персонала не поступало никаких жалоб. Это хороший показатель стабильной работы софта. Кроме того, сократилось время обработки входящих звонков и последующего бронирования столов за счет интеграции с соответствующим модулем. А все операционные процессы легко отслеживаются, что важно для меня как руководителя. Весной, возможно, установим дополнительное кассовое ПО — r_k Waiter — для полноценной работы уличных веранд».