Как увеличить доход и обезопасить бизнес от мошенничества с наличными

Несмотря на рост безналичных расчетов, доля наличных денег в обращении остается стабильно высокой. По данным Центрального Банка РФ, в 2020 году в обращение была выпущена рекордная сумма наличных объемом 2,8 трлн рублей, а за последние пять лет количество наличных увеличилось на 57,5%. И хотя бумажные деньги необходимы рестораторам для ведения бизнеса, при несовершенном кэш-менеджменте они несут серьезные риски и повышенные операционные расходы.

Проблемы при работе с наличными

• Расходы на обработку наличных. Много времени персонала отнимает открытие и закрытие рабочего дня, инкассация, многократный пересчет наличных, отчеты, выяснение причин расхождения. Часто бывает, что бухгалтер засиживается допоздна за сведением кассы или выяснением причин недостачи наличных, и руководство вынуждено оплачивать такси или сверхурочные.

• Злоупотребления c наличными. Провернуть мошенническую схему гораздо проще с наличными, чем при оплате картой. Директор ресторана из Санкт-Петербурга столкнулся с частыми недостачами. Во время проверки он заметил, что один из официантов, принимая заказ, ненавязчиво интересуется, как гость будет расплачиваться: наличными или картой. Выяснилось, что у этого сотрудника больше всего отмен и переносов заказов на столы, которые расплачивались наличными. Оказалось, что официант только за последние три года нанес заведению ущерб в размере 2,6 млн. рублей. Управляющий московского бара рассказал о выявленных в заведении махинациях: бармен в незначительных количествах недоливает алкоголь нескольким клиентам, а образовавшиеся «излишки» отпускает без чека гостям, которые расплачиваются наличными, а бариста не докладывает несколько зерен при приготовлении кофе, изготавливая напитки из утаенных зерен и продавая за наличные без чека.

• Человеческий фактор. Финансовые потери возможны даже от действий честных, но неопытных сотрудников. В одном из ресторанов в Крыму злоумышленник позвонил недавно принятому официанту, имевшему доступ к кассе, якобы от имени директора, попросил подготовить выручку за весь день, приехал и забрал все деньги.

• Стресс из-за возможных ошибок и конфликтов. Кассиры и официанты подвергаются дополнительному стрессу из-за возможности ошибиться при расчетах. Нередко со стороны клиентов возникают претензии (часто необоснованные), когда они полагают, что им принесли неправильную сдачу.

• Ущерб от фальшивых банкнот. Как показывает практика, большая доля фальшивок попадает не вследствие невнимательности кассиров или официантов, а в результате сговора персонала и посетителя. Наиболее частый случай: «гость», которого обслуживает знакомый официант, делает заказ на небольшую сумму, расплачивается крупной купюрой и получает сдачу. А официант или кассир подмешивают фальшивую купюру в общую выручку.

• Очереди официантов в кассу. Прием наличных, их проверка и получение сдачи в загруженные часы приводит к скоплению официантов перед кассой в пиковые часы. В результате гости вынуждены ждать сдачу, а заведение теряет деньги на оборачиваемости столов. 

• Расходы на одноразовые перчатки. В ресторанах быстрого обслуживания или кафетериях кассир может сам отпускать клиенту еду и напитки. При этом сотрудник должен выбросить одноразовые перчатки после приема наличных денег. В результате существенная сумма тратится на, казалось бы, дешевый расходный материал.

Выход — автоматизация

В современных ресторанах автоматизируется большинство рутинных процессов: документооборот, складской учет, обработка заказов для доставки, расчет привилегий программы лояльности. Для замены ручной обработки наличных набирают популярность кэш-машины или рециркуляторы — устройства для приема, проверки и хранения наличных. Такое решение позволяет сократить операционные расходы, автоматизировать контроль наличных и высвободить ресурсы на развитие бизнеса.

Преимущества кэш-машин

• Снижение затрат на персонал. Расходы на две смены кассиров достигают 100 000 р. в месяц. Машины, в отличие от кассиров, работают без выходных, не болеют и не ходят в отпуск.

• Сокращение злоупотреблений со стороны персонала. Чтобы обезопасить ресторанный бизнес от воровства, важно разделить наличные деньги и персонал. Автоматический прием наличных и их отсутствие вне кэш-машины делает невыгодными манипуляции с заказами и сговор официантов с кухней и баром. Сокращаются расходы на внутренние проверки, уменьшается штат службы безопасности и аудиторов. По оценкам некоторых рестораторов (с соотношением нал — безнал 60% — 40%), после автоматизации наличных оплат, общая выручка возрастает на 10%.

• Отсутствие фальшивок. Заведение застраховано от поддельных банкнот, так как кэш-машина их просто не примет.

• Ускорение обслуживания клиентов. Ни один человек не сможет проверить деньги на подлинность, положить их в ящик и перечитать сдачу с той скоростью, с которой это сделает машина. Это устраняет очереди официантов у кассы в пиковые часы, а гостям не приходится долго ожидать расчета и сдачу.

• Автоматизация всех операций и отчетности, связанных с наличными. Рециркуляторы снижают трудозатраты на открытие рабочего дня и сдачу выручки. В начале смены кассиру не нужно получать размен — он остается в машине с прошлой смены. В конце рабочего дня наличные не надо пересчитывать, покупюрный отчет будет напечатан на слипе и сохранен в памяти устройства. Снижается время на инкассацию. Не нужно тратить время на сверки, отчеты и выяснение причин недостач.

• Исключение случайных ошибок. Официант может ошибиться со сдачей без злого умысла, что все равно приведет к недовольству клиента, а бухгалтер может не так подсчитать выручку в отчетности, и потребуется полного пересчет и выверка отчетов. Автоматизация кэш-менеджмента исключает подобный «человеческий фактор».

• Быстрая окупаемость. С кэш-машиной все наличные будут попадать в кассу, а значит оборудование быстро окупится благодаря увеличению выручки.

Лидером среди производителей кэш-машин на российском рынке является международная компания Glory. Их решения уже используют такие заведения, как Кофемания, Torro Grill, Boston Seafoods, Hello People, Mozza, фуд-корты и кафе внутри торговых сетей Ашан, Глобус, Перекресток и Лента. 

Рециркулятор Glory CI-10 размещается в отдельной стойке или встраивается в кассовый узел. Устройство синхронизируется с кассой r_keeper, а официанты самостоятельно проводят оплаты заказов (как безналичные, так и наличные); при наличных оплатах они получают сдачу и закрывающие чеки.

Связаться по email (nikolai.stepanov@ru.glory-global.com)

или звоните: +7 (965) 311-95-90 (Николай Степанов, руководитель продаж в ритейле по РФ)