Автоматизируем корпоративное питание с r_keeper

Есть несколько стандартных вариантов постановки питания сотрудников:

Компенсация за питание
Предприятие перечисляет деньги сотрудникам, а они уже самостоятельно выбирают подходящее место и меню. Это самый простой способ, но сотрудники могут не тратить выданные деньги на обед, и компания не получит тех плюсов, ради которых и планировалось питание.

Шведский стол
Заключается договор с кейтеринговой компанией, которая доставляет готовые блюда в офис. Чаще всего используется для завтраков, а также питания рабочих на вахтах или в полях. И хотя работники гарантированно получают питание, но это мало контролируемый процесс. Кто-то возьмет со шведского стола еды больше, чем рассчитано на человека, из-за чего не хватит другому; много списаний; оплата за фиксированное количество порций независимо от фактически оказанных услуг.

Чтобы снизить расходы на питание и оплачивать только фактически съеденные порции, организации могут использовать талоны на фиксированную сумму. Расчет со столовой, оказывающей услуги питания, производится по факту возврата талонов в бухгалтерию организации Ходить с бумажными талонами, которые могут случайно порваться или потеряться, неудобно, поэтому они все чаще заменяются магнитными картами или другими устройствами, позволяющими вести персонифицированный учет. Персональная карта позволяет связать прием пищи с конкретным сотрудником. С одной стороны, при таком подходе точно учитывается, на какую сумму поел каждый сотрудник, чтобы использовать эти данные при расчете налогов и взаиморасчетов между фирмами. С другой стороны, компания может ограничивать возможность получения питания за её счет. Например, питание только на установленную сумму или в определенное время.

Также при электронном учете проще работать с частичной или смешанной оплатой, когда сотрудник хочет превысить дотацию и доплатить своими деньгами. Появляется возможность настроить питание в кредит, например, с последующим удержанием из зарплаты.

Фото: Toa Heftiba on Unsplash

Столовым, которые берут на себя ответственность за корпоративное питание, в автоматизации процесса поможет r_keeper. Для автоматизации питания с бумажными талонами дополнительных модулей не потребуется, для этого в r_keeper есть специальный тип валют с возможностью завести талоны разных номиналов.

Для работы с персональными картами дополнительно в зависимости от задач и количества клиентов необходимо выбрать одно из решений: r_keeper PDS (персонально-дисконтная система), r_keeper CRM или r_keeper Loyalty.

Система талонов или карт вносит изменения в схему обслуживания посетителей столовых. r_keeper позволяет настроить различные варианты работы:

• В одну столовую могут приходить как сотрудники разных организаций, так и просто посетители с улицы. Поэтому помимо дотаций заказы могут оплачиваться и личными деньгами наличными или банковскими картами; 

• Если столовой важно разделять платежи по юридическим лицам заказчиков, можно создать разные валюты для каждой компании или типа сотрудников внутри компании, с ограничением по сумме, равной дотации на них;

• Также если компенсация на питание покрывает только часть стоимости обедов, можно использовать несколько вариантов оплаты в одном чеке. При оплате, превышающей номинал талона, сотрудник может добавить остаток наличными или банковской картой.

• Для каждой фирмы можно составить списки работников по компаниям и сделать индивидуальные суммовые и временные ограничения;

• В любой момент можно построить отчет, в котором будет рассчитана сумма оказанных услуг по каждой организации как общая, так и в разрезе сотрудников, и на основании этих данных выставить счет заказчику.

Отказ от наличных денег и использование электронной оплаты питания позволяет заметно увеличить скорость обслуживания в столовой. А быстрое обслуживание дает возможность накормить за обеденный перерыв всех сотрудников, поэтому крупные компании все чаще обращаются именно к электронной модели дотаций вместо наличных или бумажных талонов.