Автоматизация «стоп-листа»

Каждый официант когда-нибудь оказывался в ситуации, когда после принятия заказа, нужно было возвращаться к гостям и говорить, что заказанное ими блюдо приготовить не могут из-за отсутствия входящего в него ингредиента.

Такие моменты, в любом случае, неприятны посетителям, но особенно скажется на настроение гостей, если об отсутствующей позиции их предупредят не сразу, а после пятнадцати минутного ожидания ужина. После этого они могут просто уйти или же останутся разочарованными и больше не вернутся к вам в ресторан.

Чтобы избежать таких ситуаций, информация о том, что сегодня какие-то блюда в меню не представлены, должна поступать в зал максимально оперативно и быть где-то отмечена. Для этого рестораны используют стоп-лист – список блюд, которые закрыты для продажи на определенное время. Самая частая причина попадания блюда в список – отсутствие на кухне необходимых продуктов. Например, если в ресторане закончатся креветки, закрытыми для заказа окажутся «Цезарь с креветками», «Паста с морепродуктами» и т.п.

Обычно в ресторане менеджеры утром опрашивают кухню и бар об отсутствующих позициях и оформляют стоп-лист.

Есть несколько вариантов его составления и уведомления персонала.

• На утренней планёрке устно передать информацию сотрудникам зала. Как правило, на практике с такой схемой получается много ошибок, так как загруженные работой официанты забывают об отсутствии ингредиентов и принимают заказы.
• Список закрытых позиций прикрепляется на кухонную доску объявлений. Этот вариант также не идеален, так как, во-первых, этот список сотрудники могут пропустить, во-вторых, такой способ не дает аналитических данных по позициям в «стопе», а значит, не позволяет заведению анализировать и корректировать работу.
• Для ресторанов, оснащенных современными системами автоматизации, предыдущие решения не оптимальны. Они малоинформативны и не исключают ошибок.

Поэтому ещё один вариант – применение для стоп-листа возможностей автоматизации.

r_keeper имеет специальный функционал для удобного решения задач с блюдами, недоступными к текущей продаже. 

В главном меню на POS терминале есть два раздела «Запрещенные блюда» и «Ограниченные блюда». В первый раздел вносятся позиции, которые сегодня вообще продаваться не будут, и они тут же исчезают из меню. Второй, для блюд, ограниченных по количеству, которые скоро закончатся, но несколько порций ещё осталось. 

Функционал доступен с любой рабочей станции, но права на внесение позиций в список можно разграничивать. Обычно такие права назначаются только менеджеру, чтобы избежать ошибочного добавления блюд в стоп-лист. Менеджер с утра собирает информацию с кухни, вносит её в систему, при необходимости может распечатать этот список из отчетов на кассе.

Электронный стоп-лист в отличие от бумажного имеет много преимуществ.

• Его удобно оперативно корректировать, если продукт в течение дня появился на производстве.
• Информация сразу же поступает на все терминалы, что позволяет не допустить ошибку, отправив на кухню блюдо, ингредиентов для готовки которого нет, и потом краснеть, извиняясь перед гостем.
• В разделе «Ограниченные блюда» есть возможность занесения остатков блюда по количеству и отображение его уменьшения по мере продажи. Таким образом, сотрудники видят, сколько порций осталось, а при нулевом остатке, программа выдает сообщение, что блюдо закончилось, и добавить его в заказ больше не получится.
• Информация об отсутствующих блюдах отображается не только на стационарных терминалах, но и на мобильных официантах, что позволяет извиниться и предложить альтернативу отсутствующему блюду сразу в момент принятия заказа, не отходя от столика.

После окончания работы и закрытия смены, в зависимости от настроек, запрещенные и ограниченные блюда могут или обнуляться, или переходить на следующую смену, чтобы менеджерам с утра не приходилось заново вносить весь список, а только проверить его актуальность и скорректировать. 

Для предотвращения стоп-листов, необходимо анализировать, какие блюда туда попадают, по каким причинам, как часто и как долго они не продаются. В менеджерской части программы r_keeper есть отчет «Блюда в стоп-листе», показывающий позиции, продажи которых были остановлены, а также время остановки, дату, сотрудника, осуществившего эту остановку и восстановление продаж.

Большой список отсутствующих ингредиентов в заведении, говорит о недостаточно отлаженной схеме снабжения кухни. Если организовать процесс снабжения правильно, многие случаи остановки продаж можно предотвратить.

Например, для этого надо правильно рассчитать минимальное количество каждого продукта и напитка, которое должно быть на складе. Этот расчёт будет индивидуален для каждого продукта, исходя из его сроков хранения и быстроты поставок в зависимости от региона.

Рассчитанные остатки можно указать на товарах в StoreHouse - модуле r_keeper для складского учёта. И после в отчётах контролировать текущие остатки на складе. Если они будут ниже минимального количества, система обратит внимание на это, чтобы можно было вовремя заказать новую поставку.

r_keeper помогает управляющим анализировать данные по остановке продаж блюд и принимать своевременные решения по их устранению. Контролируя ситуацию со стоп-листом, вы не допускаете потери выручки.