Кейс Novikov Space №2. От камерной встречи до большого выезда — секреты идеального фуршета

Организовать хороший фуршет, где все гости сыты, а каждый официант занят своим делом, — сложная задача. Закупка продуктов и напитков, приготовление блюд на кухне к нужному времени, организация обслуживания гостей — множество параллельных процессов требуют тонкой настройки, чтобы все шло по плану. Уже семь лет Novikov Space в этом помогает r_keeper. 

Как устроен автоматизированный фуршет

Планирование и подготовка

Гости Novikov Space могут ограничиться кейтерингом или заказать мероприятие из нескольких частей. Например, объединить кулинарный мастер-класс, дегустацию приготовленных своими руками блюд и ужин от шефа. Под камерные встречи выделяют один или несколько залов, а под крупные события иногда закрывают все помещения на двух этажах. В r_keeper можно принять предоплату, зарезервировать помещение под нужную дату и заранее внести недостающие блюда в меню.

Когда заказывают фуршет, менеджер по мероприятиям согласовывает состав меню и рассчитывает количество еды по числу гостей. Если блюда на фуршет выбирают из стандартного ассортимента Novikov Space, все нужные продукты уже есть в системе, и можно просто дозаказать необходимое количество ингредиентов. 

При этом заведение старается быть максимально гибким и лояльным к запросам гостей: «Если заказывают блюда, которых нет в меню, калькулятор специально добавляет новые позиции и заводит для них технологическую карту в r_keeper», — рассказывает Юлия Гайворонская, директор кафе и клиентского сервиса в Novikov Space Cafe.

После согласования заказ передают на кухню, чтобы заранее закупить ингредиенты и сделать заготовки. В день мероприятия официанты пробивают заказанные на фуршет блюда на отдельный стол в r_keeper. К этому моменту все нужные позиции уже есть в системе: когда официант пробивает чек, необходимый объем продуктов автоматически списывается из складских запасов.

Бывают и выездные фуршеты — в этом случае тоже в день мероприятия в системе пробивают заранее согласованные блюда меню на один из столов и берут их с собой. Если в нескольких залах одновременно проводится несколько фуршетов, в системе на каждый выделяют отдельный стол, это помогает кухне и официантам не запутаться. 

Проведение мероприятия и дозаказы

На самом фуршете персонал оперативно реагирует на запросы и следит, чтобы всего хватало. Использование r_keeper позволяет гибко закрывать любые потребности гостей, не нарушая выстроенные процессы взаимодействия между залами, кухней, складом и бухгалтерией.

Бывает, что заканчиваются напитки, — тогда формируется оперативный дозаказ. То же самое, если гости проявляют особый интерес к конкретному блюду: они могут заказать дополнительную порцию, которую отдельно пробивают на стол в r_keeper, а в конце вечера включают в счет. Так что в разгар мероприятия заказчику фуршета не приходится беспокоиться об оплате или о том, что кто-то из гостей уйдет голодным. 

Заказать во время фуршета блюдо, которого нет в меню, тоже можно. «В этом случае заказ вносят в систему открытым блюдом с комментарием, — объясняет Юлия Гайворонская. — В конце месяца это помогает бухгалтерии правильно списать ингредиенты».

Отчетность и аналитика

Спрос и предпочтения гостей на фуршетах могут сильно отличаться от поведения посетителей, которые заходят в кафе позавтракать или перекусить, а также от заказов слушателей и преподавателей курсов Novikov Space. Выделение фуршетов в отдельное направление бизнеса открывает возможность получить ценные данные и на их основе подстроиться под предпочтения гостей. На сегодня есть четыре базовых меню для мероприятий, которые можно корректировать или дополнять на основе актуальной статистики.

Анализировать информацию о фуршетах можно благодаря привязке мероприятий к отдельным столам в r_keeper. По данным о заказах на эти столы команда Novikov Space делает выводы о том, какие блюда пользуются особой популярностью. Еще такая организация процессов дает возможность анализировать финансовые показатели отдельных мероприятий и всего бизнес-направления.

Семь лет вместе

За семь лет команда Novikov Space построила целую экосистему из кафе, кулинарных мастер-классов, фуршетов и розничной торговли. Все это время ей помогала система r_keeper. За счет грамотного использования функций ПО, в частности, удается выстраивать системную работу с многочисленными направлениями бизнеса, гибко подстраиваться под все предпочтения гостей, сокращать издержки, повышая рентабельность. А в конечном итоге — привлекать новых гостей и развивать бизнес.