В ногу со временем: почему вашему ресторану стоит перейти на StoreHouse 5

Эффективное управление рестораном невозможно без ведения складского учета и аналитики.

Эффективное управление рестораном невозможно без ведения складского учета и аналитики. Регулярный учет продуктов предупреждает воровство со стороны персонала, оптимизирует затраты, помогает рассчитать стоимость блюд, а также определить оптимальный запас сырья, сократив излишние расходы.

Модуль StoreHouse для кассы r_keeper уже много лет используют лидеры ресторанной индустрии для автоматизации товарного учета. На данный момент заведения используют две версии программы: StoreHouse 4 и более новую StoreHouse 5. В этой статье мы поговорим о новинках и улучшениях в последней версии программы.

Технические отличия

Максимальный размер базы данных StoreHouse 4 составляет 2 Гб. При большом документообороте база одного предприятия заполняется через несколько лет, после чего старые данные необходимо удалять. В пятой версии программы мы увеличили размер базы в 16 раз до 32 Гб.

Также мы увеличили максимальное число пользователей, со 128 до 256 для одной базы, причем все они могут работать одновременно — ограничения по одновременной работе, которое было в StoreHouse 4, больше нет.

Лицензирование теперь не привязано к физическому ключу, который мог потеряться, а ПО теперь лицензируется по количеству предприятий в системе.

Администрирование

В четвертом StoreHouse пользователь мог работать либо со всеми подразделениями (складами), которые заведены в системе, либо с одним, к которому у него был доступ. В StoreHouse 5 склады можно объединять в группы и давать пользователям доступ к определенной группе или группам. Для работы с остальными подразделениями, на которые у пользователя нет прав, можно настроить два варианта доступа: пользователь видит их в системе, может смотреть отчеты и создавать накладные, но не может эти подразделения активировать; или они полностью для него скрыты.

Нескольких собственных юридических лиц и предприятий

В StoreHouse 5 мы улучшили алгоритмы работы с разными конфигурациями предприятий: отдельными ресторанами, сетями с несколькими юридическими лицами, сложными системами ресторанов и производств. В программе предусмотрены как единые настройки для всех точек, так и возможность внести разные данные для каждого заведения. Например, в одной базе есть несколько столовых с общей позицией «Оливье», но в заведениях отличается способ приготовления (где-то его готовят с колбасой, где-то с мясом, а где-то кладут двойную порцию огурцов). Для таких случаев в системе можно задать несколько версий комплектов, которые позволяют менять ингредиенты в единой технологической карте блюда, в зависимости от места продажи.

Единицы измерения

В пятой версии для разных целей можно использовать несколько единиц измерения одного товара. Например, яйца в технологических картах кухня указывает в граммах, а в отчетах по остаткам система отображает данные в штуках.

Работа с отрицательными остатками

В четвертой версии модуля, если для реализации не хватало количества товара, приходилось создавать дополнительные документы — это замедляло работу. В пятой версии мы добавили абсолютно новое решение для работы с отрицательными остатками — компенсирующие записи. С их помощью корректировка возможных минусов происходит автоматически, без ручного создания дополнительных документов и исправления карт.

В StoreHouse 5 все документы, предполагающие расход товара, содержат поля «компенсированное количество и суммы». Если товар есть в наличии, поля остаются пустыми. Если списание продуктов в накладной превышает остаток на складе, в этих полях рассчитывается количество недостающего товара, его цена, и автоматически создается компенсирующая запись. В списке накладных и отчетах компенсирующие записи выводятся отдельной строкой и выделяются красным цветом. Если добавить недостающий товар на нужное подразделение, документы автоматически пересчитаются, запись удалится, а поля «компенсированное количество и суммы» в накладной станут пустыми.

Также в StoreHouse 5 появилась возможность редактировать как комплекты (тех. карты), ещё не участвовавшие в списании, так и те, по которым списание уже прошло. Программа пересчитает данные с учетом новых остатков продуктов и добавит при необходимости компенсацию (или уберет ее).

Инвентаризация полуфабрикатов

В инвентаризации StoreHouse 4 можно перечислять только товары, чтобы проинвентаризировать полуфабрикаты, необходимо заранее создать дополнительный документ, разложить в нем полуфабрикаты на ингредиенты, и добавить в общую инвентаризацию. В StoreHouse 5 полуфабрикаты перечисляются в общей инвентаризации, а программа автоматически раскладывает их на ингредиенты.

Двухэтапная активация накладных

В пятой версии усовершенствован процесс перемещения товара с одного склада на другой. Для разграничения ответственности сотрудников можно настроить обязательное подтверждение принимающей стороны: чтобы документ перемещения прошел в системе, его должны подтвердить два сотрудника, тот, кто передает товар, и тот, кто принимает.

Автоматическое списание

Функция позволяет при выгрузке расхода с кассы r_keeper сразу же провести его в системе. Автоматическое списание пригодится небольшим заведениям, у которых в меню много штучного товара. При правильно настроенной базе это позволяет отказаться от услуг бухгалтера-калькулятора. В программу заносятся только приходы продукции, а ежедневное списание происходит автоматически.

Ещё одна новая возможность — онлайн-списание, которое позволяет сразу после закрытия чека на кассе списать продукты реализованных позиций.

Поддержка «Меркурия»

Новая версия StoreHouse работает с системой «Меркурий», которая позволяет автоматически гасить ветеринарные документы в программе. Все входящие ВСД с одинаковыми номером ТТН, датой поставки и поставщиком объединяются в одну накладную. Это позволяет создавать групповое гашение ВСД всех продуктов из одной накладной. При этом по-прежнему есть возможность индивидуальной обработки документов.

На основании сгруппированных сертификатов в StoreHouse 5 можно формировать приходные накладные. Для этого при первой поставке необходимо сопоставить номенклатуры двух систем. Это позволяет автоматизировать документооборот значительной части поступающих на склад продуктов.

FoodFactory и Терминал сбора данных

Для StoreHouse 5 мы разработали два новых дополнения.

FoodFactory — модуль для работы сотрудников, участвующих в производственном процессе. Его можно установить на устройство с сенсорным экраном в заготовочном цехе или на складе. Приложение подойдет для автоматизации фабрик-кухонь (выпуск, маркировка полуфабрикатов и готовой продукции), складских помещений (прием, отпуск товаров) и барных стоек (инвентаризация). FoodFactory упрощает работу бухгалтеров-калькуляторов — создавать первичные и производственные документы будут сотрудники, непосредственно участвующие в процессе производства (кладовщики, бармены, повара).

Решение реализовано как «веб-приложение» и запускается через браузер на мобильном устройстве, планшете или сенсорном терминале, работающем на любой ОС. Также FoodFactory можно встроить в кассу r_keeper и дополнительно подключить цифровые весы, сканер штрихкодов и принтер этикеток.

Терминал сбора данных (SH5 ТСД) — мобильное приложение для создания первичных документов после сканирования штрихкодов товаров. Приложение устанавливается на специальное устройство, работающее на Android 7.0 или выше, или на мобильный телефон с камерой для чтения штрихкодов. Решение позволяет создавать четыре варианта документов: приходная или расходная накладная, внутреннее перемещение и сличительная ведомость.

SH5 ТСД в несколько раз увеличивает скорость формирования первичных документов, делает складского сотрудника максимально мобильным, исключает ошибки в номенклатуре и помогает снизить нагрузку на бухгалтеров.

StoreHouse — программа, которая автоматизирует учет тысяч предприятий в России и других странах. Программа помогает контролировать работу персонала, производство в цехах, документооборот на складе, эффективно управлять себестоимостью, а также формировать отчеты о движениях товаров, остатках, совершенных операциях, платежах и задолженностях.

В пятой версии мы усовершенствовали существующие возможности StoreHouse и добавили много новых, сделав программу незаменимым помощником для сотрудников, занимающихся складским учетом и его аналитикой.