Готовы ли рестораны к расчету гостей по новым требованиям?

С 1 июля 2025 года закончились 4 месяца «отсрочки по штрафам при работе с чеками в ресторане по-старым правилам».
Это значит, что теперь налоговая будет строго следить за соблюдением требований п.5.11 Федерального закона N54-ФЗ, в том числе в отношении новых правил расчета гостей.

Напомним, что с 1 марта 2025 года официантам или кассирам предприятий питания вне дома, необходимо печатать кассовый чек, а уже после этого принимать оплату. Закон вступил в силу, однако до 1 июля действовали послабления и «отсрочка на штрафы», чтобы у предпринимателей, линейного персонала, а также у создателей программного обеспечения (ПО) для ресторанов было время подготовиться к новым требованиям.

Федерация Рестораторов и Отельеров России тесно сотрудничает с компанией r_keeper, которая разрабатывает комплексные системы автоматизации для заведений в том числе общественного питания. Корреспондент ФРиО поговорил с генеральным директором компании r_keeper – Дарьей Разумовской, а также экспертом в организации обучения работе с ПО и директором по продажам r_keeper – Еленой Кондратовой, чтобы узнать, насколько бизнес готов меняться, как работать с персоналом и как автоматизация процессов помогает адаптироваться к новым требованиям законодательства.



Закон вступил в силу 1 марта, несмотря на «отсрочку по штрафам». Что нужно сегодня понимать про новые требования?

– Обратите внимание, что если вы до сих пор не работаете по новым требованиям, это приравнивается к полному неприменению ККТ, и, соответственно, влечет штрафы. Штрафы большие, потому что, если ваши действия расцениваются, как неприменение ККТ, то имеется ввиду весь период работы. То есть вы нарушили закон не только сегодня, а нарушали каждый день этого определенного периода (с даты вступления п5.11 54-ФЗ в силу).

Следующее, что хотелось бы отметить: пречеки все-таки не отменили. В СМИ часто встречаются такие заголовки об отмене пречеков. Хотелось бы внести ясность. Пречеки можно выдавать гостям, что называется, в любом количестве. Самый главный нюанс этого закона в том, что после выдачи пречека ресторан не имеет права принимать плату. Это можно делать только когда уже выдан фискальный чек.

Как шла работа по адаптации к новым требованиям? С какими сложностями пришлось столкнуться?

– Мы были готовы уже к 1 марта 2025 года, как только закон вступил в силу. Да, естественно, готовы настолько, насколько в целом была проработана методология и готов бизнес. Собственно, мы могли выдать фискальный чек, после которого можно было принять деньги.

Однако нужно понимать, что закрыть заказ и выдать чек – это лишь малая часть всего процесса. Предстояла большая работа с интеграционными решениями. Помимо базовых операций, необходимо учитывать множество дополнительных опций: QR-меню, доставка, программа лояльности и взаимодействие с контролирующими органами, такими как ЕГАИС и «Честный Знак», которые постоянно расширяют свои требования и нормативную базу. Основная наша задача – поддержать все эти процессы и создать бесшовную единую систему.

Для внешних сервисов мы должны были сделать API — интеграционную составляющую, на основе которой они могли бы доработать свои процессы и взаимодействие с нами под новые требования. Мы провели тесты, и только в конце марта предоставили его нашим партнерам: не только ресторанам, но и сервисам чаевых, компаниям, занимающимся разработкой меню и сайтов, службам доставки, а также платформам для бронирования столиков и организации банкетных мероприятий. Ведь многим компаниям пришлось внести существенные изменения в свои решения.

Насколько рестораторы готовы менять подход в работе?

– Для части клиентов все процессы стабильно работали уже в апреле, и они успешно, без существенных сбоев, перешли на новые правила, что доказывает возможность эффективного перехода при партнерском подходе.

В начале апреля мы поехали в Ярославль на бизнес-завтрак ФРиО – и я хочу особо подчеркнуть этот момент. Уже тогда, пообедав в ресторане Александра Сидухина (ресторатор, глава представительства ФРиО в Ярославле), мы получили чек, соответствующий новым требованиям. Это произошло в то время, когда многие на рынке утверждали, что разработчики не готовы.

И дальше, по нашим наблюдениям, предприниматели разделились на несколько категорий. Для одних – разработчики были готовы, для других – нет. Одни готовы адаптировать свой бизнес, внедрять в него новые решения, другие – нет.

Хотелось бы обратить внимание на такой важный момент: законодательные изменения, о которых мы сейчас знаем – это лишь начало, впереди их ожидается еще очень много. При этом некоторые рестораторы до сих пор ждут какую-то «идеальную» версию решения, которую можно будет просто установить – и на этом все закончится.

Есть и такие, которые не просто ждут панацеи, а почему-то до сих пор верят, что действие этого закона может быть отменено задним числом, и, соответственно, их это не коснется. В основном это представители небольших точек фастфуда.

Наверное, стоит выделить еще одну категорию – те, кто, скорее всего, даже не слышал об этих изменениях. Возможно, слышали, но не поняли сути. Поверьте, такие тоже есть.

Мы считаем, что успешная адаптация к новым законам, их интеграция в бизнес-процессы и соблюдение требований в огромной степени зависят от человеческого фактора – от готовности к изменениям как руководства, так и персонала.

Какой процент предприятий смог удачно адаптироваться к сегодняшнему моменту?

– По нашим данным таких объектов – уже более половины от общего числа. Если говорить о крупных сетях, то среди них обновились практически 90%.

Это важный момент, что для разработки предложения по автоматизации и по эффективному внедрению новых процессов необходимо сотрудничество с ресторатором и его непосредственное участие.

– «Идеальная версия» ПО, которую с нетерпением ждет весь ресторанный бизнес в надежде на универсальное решение, объективно не может быть абсолютно «идеальной» для всех из-за огромного разнообразия моделей работы и специфики заведений.

Мы тесно сотрудничаем с партнерами, сообща прорабатывая детали и тщательно учитывая уникальные операционные потребности и инфраструктуру каждого клиента. Однако критически важно, чтобы и сами компании проявляли активную заинтересованность во внедрении изменений в свои бизнес-процессы, двигаясь поэтапно, плечом к плечу с разработчиками ПО. Без этой вовлеченности они неизбежно будут сталкиваться со сложностями снова и снова, независимо от календарных сроков (будь то 1 марта или 1 июля), ведь корень проблем – уникальные интеграции, глубоко встроенные в их индивидуальные процессы, – останется неизменным.

Ответственность за обеспечение функциональности, безусловно, лежит на нас, и мы обязаны оперативно действовать и предоставлять решения. Но наш ключевой призыв к рестораторам – это активное участие в совместной работе по своевременному выявлению узких мест, тестированию и получении обратной связи. 

r_keeper – это единая, мощная платформа-основа. Все актуальные законодательные требования изначально включены в ее базовый функционал по умолчанию. При этом платформа изначально гибко спроектирована: она допускает глубокие настройки под специфику бизнес-процессов предприятия любой сложности (от формата обслуживания до схем лояльности), являясь по-настоящему адаптивным решением, способным «расти» вместе с бизнесом.

Это особенно актуально при подключении внешних сервисов. Волшебства не существует: ПО нельзя просто «включить» как бытовой прибор и ожидать его безупречной работы со всеми особыми процессами без предварительной адаптации и конфигурации под уникальные нужды заведения.

Для иллюстрации этого принципа приведу аналогию с Telegram: даже после установки этого популярного приложения каждый пользователь неизбежно настраивает его под свои нужды – покупает премиум для дополнительных функций, создает папки для сортировки чатов, настраивает уведомления. Telegram не «угадывает» наши индивидуальные предпочтения автоматически – осознанные настройки пользователем необходимы для достижения максимального удобства и эффективности.

Этот фундаментальный принцип – необходимость адаптации под конкретные требования – применим абсолютно к любому сложному программному обеспечению, особенно в такой динамичной и многообразной сфере, как ресторанный бизнес. Готовность к этой настройке – ключ к успешному использованию любого IT-инструмента.

Как изменится работа с персоналом в ресторанах?

– Для бизнеса ключевая задача в этой ситуации –  адаптация персонала к новым правилам работы.

Раньше логика работы была проста: принять заказ, получить оплату наличными или картой, а затем выдать фискальный чек. Дождался ли гость, попросил ли чек сам – часто оставалось на совести сотрудника.

Необходимо сформировать у персонала новое понимание своей роли, где во главу угла ставится высокий уровень сервиса, автоматизация процессов и неукоснительное соблюдение законодательства. Каждый сотрудник должен осознавать, что его задача – не просто выполнить формальные обязанности, но и создать для гостя максимально комфортный и приятный опыт, обеспечивая прозрачность и законность каждой операции. Это требует не только обучения новым технологиям и процессам, но и изменения корпоративной культуры, привития сотрудникам ответственности, внимательности и клиентоориентированности.

Да, базовое обучение (прием заказов, работа с кассой, программы лояльности) проводилось и раньше, но теперь требуется корректировка. Все эти детали следует закладывать и в скрипты, которые официант или кассир обязан отработать до оплаты и печати фискального чека: нужно ли разделить счет, пользуется ли гость программой лояльности и прочее.

Что еще стоит отметить – это появление необходимости формировать чеки коррекции. Раньше их, по сути, не было. Очень редко можно было встретить. Это одно из существенных изменений. В остальном, привычный процесс приема денег сохранился.

На нашем официальном сайте rkeeper.ru в свободном доступе размещены учебные материалы, и они как раз посвящены операционной деятельности персонала. Как сформировать чек, как при необходимости сделать коррекцию, как распечатать повторные чеки, как пробить скидку и многое другое.

Эксперты из учебного отдела r_keeper регулярно проводят онлайн-вебинары, где можно послушать и задать вопросы. Они высоко компетентны. и разбираются не только в одном формате, а в разных схемах работы. Ведь r_keeper используется не только в ресторанах – он охватывает и другие типы заведений сферы гостеприимства.

Правильно я понимаю, что тот, кто уже активно автоматизировал процессы в заведении, те легче адаптировались к любым новым требованиям?

— Думаю, это как эффект снежного кома. Одно за собой подтягивает другое. Например, введение маркировки, ЕГАИС и подобных сервисов, само по себе многих подтолкнуло к тому, чтобы внимательно изучить и заняться автоматизацией этих процессов.

А те, кто никогда об этом не задумывался и продолжает работать на “ручнике”, конечно, сопротивляются и жалуются на неудобства. Все опять упирается в готовность бизнеса меняться.

В апреле этого года мы записывали подкаст с ресторатором. Он ведет одно заведение 24 года, и развивает его с r_keeper. Мы обсудили, как r_keeper эволюционировал вместе с ростом его ресторана и помогал ему. Он начал использовать систему еще 24 года назад. И, естественно, он готов к любым изменениям – у него все уже отлажено.

Особенно ценно, когда проект существует так долго: ты видишь, как меняется бизнес и как трансформируются решения по автоматизации. Множество наших клиентов идут с нами годами, развиваются вместе с нами, а мы растем вместе с ними. Это действительно глубокая, тесная взаимосвязь.

Законодательство нацелено на цифровизацию, прозрачность и регулирование всех отраслей рынка, с помощью современных ИТ технологий. Основная задача бизнеса - не откладывать на “завтра” внедрение инструментов, которые позволяют управлять процессами и соответствовать всем нормам законодательства. А продукты r_keeper в этом помогут.

Источник: https://96.frio.ru