Как санаторий «Лаба» перешел от “амбарной книги” к закрытию смены одним кликом

Санаторий принимает до 500 человек в день, и в столовой каждый из них должен получить именно те блюда, которые назначены врачом. До внедрения системы автоматизации персонал работал с заказами вручную, как в советские времена. Это влияло на репутацию всего комплекса. Рассказываем, как удалось избавиться от пережитков прошлого, наладить выдачу и учет питания.

Санаторий с 50-летней историей

Санаторий «Лаба» расположен в Краснодарском крае, в городе Лабинске. В 1975 году основана первая лечебная база с использованием местных термальных минеральных вод. Сегодня это современный курортный комплекс, сюда едут, чтобы пройти реабилитацию после заболеваний или просто укрепить здоровье и провести время в комфортных условиях.


Особое внимание уделяется питанию: в санатории предлагаются стандартное и диетическое меню, а также индивидуальный рацион, составленный по медицинским показаниям.

Новая механика раздачи блюд

Для внедрения системы понадобилось закупить планшеты на Android для официантов, на которые был установлен программный модуль для отслеживания заказов на кухне — r_k KDS PRO. Теперь официант берет с раздачи блюда по списку, расставляет их по зарезервированным местам и тут же отмечает на планшете выданные заказы.

Весь список заказов по диетическим столам формирует только администратор. Это в разы сократило путаницу и освободило официантов от ручного учета. Качество обслуживания в зале выросло, жалобы исчезли.

Теперь у каждого гостя своё меню

Столовая санатория может принять 300 человек одновременно. Администратор зала распределяет питающихся равномерно, в две смены. Первые полтора суток после заезда постояльцы питаются по дежурному меню. Со второго дня им выдается бланк заказа, где можно выбрать блюдо согласно прописанной диете. В бланках указаны наименование блюда, КБЖУ, номер диетического стола и выход блюда.

Это удобно всем. Постояльцы выбирают полезную еду по вкусу, а администрация санатория точно прогнозирует расход продуктов и нагрузку на персонал. Но так было не всегда.

Неудобное питание «по старинке»

До 2023 года питание в санатории было организовано иначе.

Администратор зала выдавал бланк для заказа блюд только на третий день проживания. Диеты на заказных бланках не были прописаны, постояльцы могли выбирать блюда только из общего стола № 15. По специализированным диетам, блюда были без права выбора.

Подсчет заказных блюд производился вручную, что отнимало много времени у сотрудников столовой. Официанты вынуждены были каждый день выписывать заказанную еду на листочки с наименованием блюда, номером стола и посадочного места. Ручная обработка этой информации, заполнение «амбарной книги» занимали около трех часов времени всего персонала, работающего в зале.

Меню на листочках часто терялось, рвалось, пачкалось. Почерк на бланках часто был неразборчив, что затрудняло чтение заказа и приводило к потере времени и ошибкам при выдачи заказов. К тому же официанты в спешке выписывали блюда неверно, и заказы путались. Это вызывало негодование у отдыхающих, которые получали не то, чего ожидали. Жалоб в адрес санатория в целом и пищеблока в частности было много — извинения и смена блюда не слишком помогали сгладить негатив отдыхающих, рассказали о ситуации до перехода на рельсы автоматизации в администрации санатория.

Индивидуальная доработка системы

Гибкость модуля r_k KDS PRO позволяет адаптировать функционал под требования конкретного объекта общепита. Разработчики компании “Автоматика” дорабатывали кассовую систему и интерфейсы r_keeperпод нужды пищеблока.

• С помощью экранных скриптов и настроек резервирования в r_k KDS PRO была доработана группировка заказов по времени — отдельно для завтраков, обедов и ужинов, с учетом трех смен на каждый прием пищи. 
• Упростили форму заказа для быстрого выбора блюд на завтрак, обед и ужин не только на текущий день, но и на четыре дня вперед.
• На базе данных KDS PRO разработали отчет по суммарному количеству заказных блюд, что помогло персоналу на линии раздачи быстрее ориентироваться в объемах приготовления и выдачи.

«Наибольшую сложность вызвало закрытие заказов в конце рабочей смены. Все блюда гостей оплачены заранее по путевке, поэтому после приема пищи заказы в системе оставались открытыми. А это около 3000 заказов в день: по три смены на каждый прием пищи и около 300–400 выданных блюд за смену. Закрывать такое количество заказов вручную — очень долго и непродуктивно.
Пришлось разработать дополнительные скрипты, чтобы система могла обрабатывать любое количество заказов в день, а администратор закрывать смену буквально одним нажатием кнопки».
Михаил Хрунин, директор компании «Автоматика»

Официанты стали работать чётко и быстро

Автоматизация далась нелегко. После работы по старинке персоналу столовой пришлось перестраивать привычный алгоритм работы, осваивать новую механику выдачи заказов. Но уже через неделю официанты стали четко и быстро распределять блюда, а время обработки заказов сократилось вдвое.