Как лаунж-бар Miracle Valley перепробовал все софты, чтобы вернуться к r_keeper

Лаунж-бар Miracle Valley в 2023 году получил значок от 2ГИС как одно из самых популярных заведений в Благовещенске. Это не случайный успех. Владелец тщательно продумывал концепцию и долго искал подходящую систему автоматизации. Рассказываем о том, почему после тестирования множества софтов он выбрал r_keeper и что из этого вышло.

Уютное местечко в центре города

Лаунж-бар Miracle Valley — уникальное пространство, где каждый посетитель может найти что-то для себя. В баре только качественный алкоголь, гостям доступно разнообразное меню: от вин и коктейлей до лимонадов и блюд высокой кухни. 

Миссия заведения — дарить комфорт, спокойствие и ощущение домашнего уюта. Изысканный интерьер и приятное обслуживание создают атмосферу, в которую хочется возвращаться снова и снова.

Тернистый путь к автоматизации

Собственник бара несколько лет тестировал разные системы автоматизации. Он пробовал и r_keeper, но как раз в то время у компании сменился владелец и будущее софта выглядело неопределенным. Поиск продолжился, а варианта, который устраивал бы полностью, так и не находилось: то не хватало нужного функционала, то были проблемы с технической поддержкой. Например, у одного ПО, на котором он проработал около года, выручка не совпадала с фактическими доходами на 10–15%. При этом поддержка не могла объяснить причину и рекомендовала искать ошибку в учете. Это негативно влияло на качество внутренних отчетов и усложняло планирование закупок. В итоге было решено вернуться к r_keeper. Одной из причин стало то, что в 2023 году со сменой собственника и руководства в компании ЮСИЭС (разработчика r_keeper), был взят курс на совершенствование продуктовых решений, в которых и нуждался лаунж-бар. 

«Перешли на другую систему по рекомендации коллег. Поначалу все выглядело довольно удобно: интерфейс оказался простым, и в программе были все нужные инструменты. Но техническая поддержка была крайне нерасторопной. На срочные запросы мы ждали ответа по 30–60 минут, а решение более сложных вопросов занимало до двух-трех суток из-за 6-часовой разницы с Москвой. На это время касса вставала, мы вынуждены были работать в ручном режиме. Это сильно осложняло обслуживание гостей, особенно в час пик. Мы решили еще раз поставить r_keeper». Сергей Козаненко, владелец лаунж-бара Miracle Valley.

Принимая решение вернуться к r_keeper, собственник учел все преимущества системы по сравнению с аналогами. Накопленная в ходе тестирования информация позволила создать сводную таблицу с ключевыми показателями. 

Возвращение блудного бара, или Как найти недостачу в полмиллиона

Подключением сервиса занимался региональный дилер r_keeper компания «Мега Софт». Переход на r_keeper занял 1 день, 8 сентября 2024 года система уже работала в заведении. Результаты заметили сразу: через 5 дней собственник свел отчеты за предшествующий период и нашел 450 тысяч рублей убытка, а еще увидел все позиции с неактуальной наценкой. Дорожали поставки, а цены в меню месяцами не менялись — без точной системы учета это было неочевидно. Так начался новый этап контроля работы заведения. 

Упростили учет товаров  

Модуль r_k StoreHouse обеспечивает учет товарных запасов в режиме реального времени. Он позволяет отслеживать наличие продуктов, избегать их перерасхода и дефицита. Благодаря этому компания смогла сократить расходы на закупку товаров на 15%.

«Настраивать действующий ресторан всегда сложнее, чем запускать систему с нуля, несмотря на это переезд данных из CRM и подключение заняли у нас один день, еще 3–4 дня устанавливали дополнительные модули, сделали интеграцию с «Честным знаком» и ЕГАИС. Вадим Рябов, руководитель «Мега Софт».

Организовали быстрый прием заказов 

Модуль r_k Waiter позволяет принимать заказ со смартфона или планшета и тут же передавать его на кухню. Время обслуживания стола сократилось до 10 минут, потому что пока гость думает над вторым блюдом, салаты, закуски, коктейли уже готовятся. В отличие от аналогичных конкурентных решений мобильный официант не теряет связь с Wi-Fi при переходе сотрудника на другой этаж. Раньше эта проблема останавливала всю работу, поскольку официанту нужно было бежать к станции или просить кого-то по рации пробить заказ. 

Настроили подробную аналитику с дашбордами

В модуле r_k WebManager собраны ключевые метрики: себестоимость продуктов, наценка, эквайринг, остатки, итоги дня — все структурировано так, что анализ отчета занимает у собственника 4–5 минуты. Это позволяет быстро находить слабые места и решать проблемы на расстоянии.

Ввели контроль работы сотрудников в реальном времени 

Благодаря подключению телеграм-бота владелец мгновенно узнает о подозрительных операциях на кассе. Если официант отменяет чек или применяет ручную скидку, в telegram тут же приходят оповещения. Это позволяет оперативно реагировать на любые ситуации и контролировать работу заведения в реальном времени.  

Установили гибкую систему лояльности  

ProBonus — партнерский модуль, который был написан специально для r_keeper. Он интегрирован с r_k Waiter: официанты сканируют QR-код и видят бонусы гостя, историю заказов, частоту визитов. Система позволяет настраивать многоуровневые программы лояльности для клиентов и запускать рекламную рассылку с его согласия. Это увеличило повторные продажи на 18%, клиенты стали чаще возвращаться благодаря приятным бонусам и выгодным акциям.

Наладили отказоустойчивость при работе в офлайн-режиме

Кассовый модуль установили на рабочий компьютер, который всегда включен во время смены. Данные о продажах передаются на облачный сервер, а при сбоях интернет-соединения r_keeper поддерживает работу на локальном сервере. При возобновлении связи данные синхронизируются. Владельцу не нужно переживать о том, что заведение останется без кассового обслуживания в случае проблем с сетью.

Действительно выгодно

Переход на r_keeper помог снизить затраты. Система вместе со всеми модулями обходится всего в 7 000 рублей в месяц. Аналогичный набор опций  у другого софта стоил около 12 000 рублей. Кроме того, приходилось платить за каждый запрос в поддержку, будь то добавление обычного QR-кода в чек или поиск старых накладных для налоговой. 

Любой вопрос — за несколько минут

Услуги техподдержки оказывают региональные дилеры r_keeper, что позволяет клиентам получать необходимую помощь максимально быстро. Если у кассира возникают проблемы с закрытием смены или у бухгалтера есть вопрос по отчетам, можно просто позвонить или написать в чат. Специалист ответит за несколько минут и ждать помощи днями не придется. 

Что дальше?

Владелец Miracle Valley Сергей Козаненко настроен на дальнейшую работу с r_keeper. В планах — внедрение новых модулей для анализа данных и расширение функционала мобильного приложения, чтобы сотрудники могли выполнять свои задачи  еще эффективнее.