3 секунды на обед: как автоматизация питания сотрудников избавила склады Pit Servis от очередей

Рассказываем, как с помощью интеграции системы r_keeper со СКУД удалось автоматизировать учет питания, ускорить обслуживание и обеспечить точный контроль без участия кассиров.

Бумажные талоны и пофамильные списки: что было до r_keeper

До того, как на объектах Pit Servis автоматизировали учет обедов, весь контроль велся вручную: сотрудники предъявляли бумажные талоны или просто называли свои фамилии на кассе, а операторы сверяли данные вручную и отмечали, кто уже получил обед.

Pit Servis — занимается организацией корпоративного питания от небольшого офиса до крупного производственного предприятия, в том числе и на строительных площадках. Среди их клиентов: X5Group, 5post, Офисмаг, Cotton club и многие другие.

В часы пик, когда нужно было обслужить 200–300 человек за короткое время, образовывались очереди. В спешке операторы могли допустить ошибку — либо отметить не того сотрудника, либо забыть поставить отметку, а некоторые сотрудники могли получить питание дважды, используя чужие талоны.

Из-за очередей сотрудники не успевали пообедать в отведенное время. Компания же переплачивала за питание, потому что подрядчик, столовая, выставляет счета за фактически выданные обеды. С этой проблемой клиент и обратился в компанию «Соттос», которая занимается автоматизацией заведений общепита на системе r_keeper.

Решение: интеграция r_keeper с пропускной системой

Было принято решение объединить возможности r_keeper и СКУД: считыватель карт (пропусков) идентифицирует сотрудника, а система обрабатывает данные о нем и фиксирует выдачу питания.

Для запуска потребовалось установить кассовую станцию (r_k CashDesk) и станцию менеджера для управления отчетностью (r_k Manager). Это базовые модули, которые отвечают за обработку заказов и передачу данных. Также нужно было настроить интеграцию с пропускной системой.

«Настроить интеграцию r_keeper можно с любой СКУД. Важно только одно, чтобы в системе была унифицированная схема — у каждого сотрудника были прописаны токен и ФИО. Этот токен мы переформатируем в нужный формат, чтобы он корректно передавался в r_keeper и не дублировался у других пользователей».

Сергей Паровой, технический специалист «Соттос»

Решение упростило выдачу обедов

Теперь сотрудник прикладывает карточку-пропуск к терминалу, печатается чек. Если же обед уже получен или сотрудник не зарегистрирован, например, при увольнении, система сообщает об этом голосом. Весь процесс занимает не более 2–3 секунд, что в разы быстрее, чем ручной учет талонов.

Руководитель или бухгалтер может в любой момент сформировать детализированный пофамильный отчет для аудита и передать данных поставщику питания. Это помогает вовремя предотвратить ошибки или махинации.

Первые сложности: что пришлось доработать

Несмотря на достаточно простой в реализации проект, сложности тоже были.

Двойное считывание

Первоначально не было ограничения на повторное считывание, из-за чего можно было случайно (или специально) приложить карту дважды и получить два обеда. Во избежание таких ситуаций был введен тайм-аут в 10 секунд — в этот период блокируется повторное считывание. При этом карта другого сотрудника считывается мгновенно, и очередь из-за временной блокировки конкретной карты не образуется.

Индивидуальные настройки лимитов

На разных объектах могут быть разные требования к настройке лимитов: где-то сотрудники получают только один обед, а где-то работают сутками, а значит, у них должно быть несколько приемов пищи. В московских филиалах требовалась настройка питания без ограничений.

«Важно было сделать так, чтобы лимиты сотрудников пополнялись автоматически и при этом не были накопительными. То есть, если сегодня ты не обедал, то завтра у тебя не появится возможность съесть два обеда. Как это работает: есть блюдо "обед", которое стоит 100 условных единиц, и настроено пополнение на 100 единиц в сутки, если сотрудник получает один обед. Если сотрудник может дважды пообедать,значит, пополнение будет на 200 единиц. Через сутки лимит обнуляется и пополняется заново».

Сергей Паровой, технический специалист «Соттос»

Работа без интернета

Система автоматизации должна была работать даже при сбоях в сети, поэтому на объектах было установлено локальное хранилище данных. Это позволяет обрабатывать заявки офлайн и синхронизироваться с сервером при восстановлении связи.

Что изменилось после внедрения автоматизации

Запуск новой пропускной системы избавил заказчика от очередей, ошибок и спорных ситуаций.

Обслуживание ускорилось в разы. Теперь на выдачу обеда уходит не более трех секунд, а участие оператора (кассира) не требуется вовсе.
Полная прозрачность учета. Система фиксирует всех сотрудников, получивших питание. В конце отчетного периода бухгалтер формирует отчет для подрядчика, а при необходимости все данные можно перепроверить с помощью записей видеонаблюдения. Двойные обеды и подмена талонов больше невозможны, а значит, все счета от подрядчика корректны и компания не теряет деньги.
Минимум оборудования и быстрое масштабирование. Для запуска понадобились только мини-ПК, считыватель карт и принтер, что особенно важно для складов и производств, где не предусмотрено место для установки дополнительной техники. Оборудование размещается на подоконнике, крепится к стене или ставится на любой доступной поверхности. При этом на настройку и установку уходит минимум времени — новая точка подключается не более чем за один день.

«При этом никакого обучения сотрудников не требуется, оборудование приезжает на объект настроенным, работает в автоматическом режиме. Просто установили на точке, включили и сказали сотрудникам: “Карту прикладывать сюда” — всё, система работает».

Сергей Паровой, технический специалист «Соттос»

Охват всех точек холдинга

Сегодня система установлена на 12 складских объектах холдинга, остальные точки уже на очереди. Со временем планируется применить связку r_keeper и СКУД на любых производствах, складах и в офисах, где необходимо организовать учет питания сотрудников без участия человека.