Как 9 залов с кафе, мастер-классами и магазином объединить в одну ИТ-экосистему с помощью r_keeper

Образовательное пространство находится в одном из московских торговых центров, занимает два этажа и состоит из девяти залов. На первом этаже есть четыре кулинарных зала, в которых проходят лекции и мастер-классы для любителей готовить и профессиональных поваров, а также кафе. Пространство на втором этаже ширмами разделено на четыре зала — здесь проводят фуршеты и мастер-классы по живописи, керамике, флористике и другим «некулинарным» дисциплинам. 

Кафе при этом обслуживает все залы: кухня, администраторы и официанты работают и для гостей, которые просто заходят перекусить, и для слушателей курсов, и для преподавателей. Здесь же принимают оплату мастер-классов и дипломных курсов Novikov Space, а в магазине при заведении можно купить профессиональный инвентарь для поваров. В 2023 году через Novikov Space прошло более 10 тыс. гостей, и 60% из них были слушателями мастер-классов. 

Развести между собой процессы и направления бизнеса, чтобы выстроить четкую работу для обслуживания такого потока гостей, помогает r_keeper. Несмотря на то что ПО изначально создано исключительно для ресторанного бизнеса, его возможности используют и для записи на мастер-классы, и для розничной продажи кухонного инвентаря.

«Нашей школе и кафе уже семь лет, и все это время мы пользуемся r_keeper. Станция у нас только в зоне кафе, но она обслуживает все залы образовательного пространства».

Юлия Гайворонская, директор кафе и клиентского сервиса в Novikov Space Cafe

Как выстроили процессы в образовательном пространств

• Наладили одновременное обслуживание гостей в кафе и учебных залах

В заведении установлена станция r_keeper: с ее помощью официанты отправляют заказы гостей на принтеры в бар и на кухню, где напитки и блюда готовят по распечатанному чеку. В учебных залах для студентов школы установлено QR-меню, через него можно сделать заказ без вызова официанта — он мгновенно «улетит» на нужную станцию. При расчете персонал заведения автоматически формирует счет в системе и передает чек на оплату гостю. 

• Настроили работу с разными категориями гостей

Сотрудников ближайших офисов, жителей района и посетителей ТЦ обслуживают непосредственно в кафе. А студенты и преподаватели школы могут сделать заказ из любого учебного зала. Для разделения разных аудиторий в системе заведены отдельные виртуальные столики с указанием этажа и зала. Это помогает официантам не ошибиться, когда они несут блюда гостям. Также в ПО можно автоматически применить скидку 10% для учащихся и преподавателей школы на все меню.

• Объединили разные направления продаж в одной системе

Школе не приходится держать отдельного продавца для магазина — с его задачами справляется ПО. Кухонная утварь и товары с символикой Novikov Space, которые гости покупают в кафе, пробиваются через r_keeper как обычный заказ. Отдельно учитывается оплата кулинарных курсов и участия в мастер-классах. Это позволяет отслеживать финансовые показатели каждого из бизнес-юнитов.

«Направления бизнеса в приложении привязаны к разным столам. Например, у нас есть стол с названием «Магазин», и все розничные покупки мы пробиваем на него. Благодаря этому мы можем выгрузить отдельно показатели кафе, мероприятий, продажи кухонного инвентаря и мерча. Мы делаем сравнение по выручке за разные периоды и смотрим, что и как влияет на доходы каждого направления».

Елизавета Курашова, менеджер Novikov Space Cafe

• Снизили издержки на закупку продуктов за счет точной аналитики

Разведение направлений в работе кафе позволяет администрации получать точные данные по каждому из них. Информация по чекам за день, месяц или квартал нужна менеджерам и бухгалтерии, чтобы отслеживать изменения в выручке. А статистика по блюдам позволяет формировать меню исходя из предпочтений гостей. В результате сокращаются издержки на закупку ингредиентов. 

В системе также хранится технологическая карта на каждое блюдо и напиток. Когда официант пробивает чек, из складских запасов автоматически вычитается нужный объем продуктов. Это упрощает ежемесячную инвентаризацию.

«Уникальность этого случая в том, что бизнес, совмещающий в себе сразу несколько коммерческих направлений, выбрал для настройки продаж, сервиса обслуживания и оптимизации издержек специализированный ресторанный софт. И для нас особенно ценно, что этим решением стал r_keeper».

Алексей Могильник, директор по маркетингу r_keeper

Среди направлений работы Novikov Space особое место занимают фуршеты, которые проводят для студентов мастер-классов и других заказчиков. В следующем материале расскажем, как заведение решает и эту задачу с помощью r_keeper.