Банкеты и фуршеты

Как организовать и провести большое мероприятие?

Известно, что стоимость одного банкета может превысить оборот небольшого ресторана за день и является очень выгодным предприятием для ресторана. Важно просчитать все аспекты, чтобы гости остались довольны, пришли вновь и привели своих родственников, коллег и друзей. Как это сделать рассказывает амбассадор r_kepeer Евгений Демченко. 

Какие банкеты бывают?

В профессиональной литературе выделяют следующие варианты банкетов: 

• банкет за столом с полным обслуживанием;

• банкет с частичным обслуживанием официантами;

• банкет-фуршет;

• банкет-коктейль;

• банкет коктейль-фуршет;

• банкет-прием «шведский стол»;

• банкет-чай.

В современных реалиях и при отсутствии строгого протокола эти виды можно упростить до пяти привычных и понятных каждому: свадьба, день рождения или юбилей, выпускной, корпоратив и деловой банкет.

Прием заказа и банкетный менеджер

Момент первого общения заказчика с заведением — один из самых важных. Менеджер должен показать все возможности площадки и влюбить гостя в заведение. Важно выявить потребности, спросить об ожиданиях и вкусовых пристрастиях гостей, ведь у кого-то может быть пищевая аллергия или ограничение рациона по другим причинам. Чем больше менеджер узнает от гостя, тем проще будет вести диалог в дальнейшем.

Идеальный вариант — нанять человека на должность банкетного менеджера, который занимается исключительно организацией банкетов: переговорами с заказчиком, планированием мероприятий, контролем работы персонала и других служб на площадке, а также работой с банкетными службами, агентствами и другими каналами привлечения заказчиков. Как правило, ставка банкетного менеджера значительно ниже, чем ставка менеджера смены, но доход такого специалиста состоит из фиксированной ставки и 10% от стоимости банкета.

Расчет еды

Ключевым моментом в планировании банкета является расчет продолжительности мероприятия. Стандарты выхода готовых блюд на человека:

Мероприятие длительностью от 1 до 2 часов: выход готовых блюд 200–400 г;

Обратите внимание: независимо от приведенных цифр, важно сервировать столы так, чтобы они не были пустыми. Понимая примерный выход еды на гостя, самое время разобраться, какая еда входит в это количество на длительных мероприятиях. Ведь именно на них гостям порой не хватает еды, что становится настоящим кошмаром для хозяев торжества. 

Расчет напитков

Как и при расчете еды, сложнее всего рассчитать объем напитков для длительных мероприятий (6–8 часов), таких как корпоративы и свадьбы. Вот примерные значения на одного человека: 0,5–1 бутылки вина; 0,5–1 бутылка игристого и 1 бутылка крепкого алкоголя. Если говорить о безалкогольных напитках, то здесь норма составляет 1,5–2 литра на человека. Обязательно учитывайте время года — летом количество безалкогольных напитков стоит существенно увеличить.

В интернете можно легко найти калькуляторы расчета алкоголя на мероприятие, которые помогут сориентироваться, сколько примерно потребуется алкоголя для вашего банкета или фуршета. Рекомендуем всегда держать в запасе чуть больше напитков, чем было оговорено изначально, ведь праздник может затянуться.

Расчет посуды для банкета

Многие не поверят, а ведь существуют также формулы расчета посуды для банкета, но мы не станем превращать организацию банкета в высшую математику. Рассчитывайте количество посуды исходя из количества гостей. Главное, не забудьте, что для банкета или фуршета вам будет нужна вся посуда одновременно: бокалы для welcome drinks, сервировочные тарелки и вилки с ножами. 

Расчет персонала

Количество необходимого персонала зависит от формата мероприятия. В среднем для вечернего фуршета нужен один официант на 15–20 гостей. Для банкета достаточно одного официанта на 10–15 гостей.

Надеемся, информация из статьи поможет вам организовать и провести мероприятия, которые принесут хороший доход и счастливых гостей!

Таблица с примеров расчета банкета на 65 человек доступна для ознакомления и скачивания: https://drive.google.com/file/d/1SMiYIXaUfq4a0SgADIRJClu-ggfRCrrq/view?usp=sharing

Возможности r_keeper для банкетов 

Предварительный заказ

Принимайте заказы на проведение мероприятий заранее, чтобы у вас было время все подготовить. Используйте функцию r_keeper «Резервирование», которая позволяет открывать столы для банкета с указанием даты и времени мероприятия. В модуле можно указать количество гостей, контактные данные заказчика, а также внести предоплату.

Предоплата

Если ресторан берет с заказчика наличные в качестве предоплаты и печатает приходной кассовый чек, ничего не отображая на кассе, а итоговый расчет с фискальным чеком формирует после банкета — заведение нарушает законодательство. По закону ресторан, получив предоплату, обязан выдавать фискальный чек. Поскольку итоговая сумма заранее неизвестна, в r_keeper предусмотрена специальная функция — на кассе можно указать причину внесения денежных средств, которая отобразится на фискальном чеке как внесение аванса. Таким образом, ресторан сможет предоставить заказчику фискальный чек, получив предоплату и в конце мероприятия.

Сервисный сбор

Многие заведения заранее обговаривают с заказчиком фиксированную сумму или процент от стоимости заказа в качестве вознаграждения за обслуживание. Чтобы добавить сервисный сбор отдельной строкой в общий счет, используйте функцию наценки в r_keeper — она позволяет задать размер вознаграждения в процентном или денежном эквиваленте. При необходимости итоговое значение можно сделать доступным для редактирования персоналом.

Себестоимость

Не рассчитав себестоимость проведения банкета, ресторан рискует уйти в минус, а не заработать. Чтобы исключить такой сценарий, рекомендуем заранее рассчитать себестоимость в модуле складского учета StoreHouse. Модуль использует внесенные на кассе данные по блюдам, технологическим картам и закупочным ценам ингредиентов и рассчитывает себестоимость блюд и напитков с помощью метода FIFO. Предварительный расчет себестоимости полезен и с точки зрения подготовки к мероприятию: менеджер сможет понять, сколько закупить тех или иных продуктов для кухни и бара, заложить нормы производственных потерь и пресечь попытки воровства.

Персональные приглашения