Аудит складского учёта ресторана

Складской учёт для ресторана очень важен, с ним у управляющего есть возможность контролировать расход продуктов и их себестоимость, анализировать наценку, пресекать воровство. Но, к сожалению, многие заведения осуществляют складской учёт по принципу «должно быть». Нередко, в ресторане учет продуктов ведётся некорректно: он, вроде бы, и есть, но результатов не даёт. Управляющий не видит актуальные данные, а, следовательно, не может вовремя реагировать на проблемы.

Если у вас появились сомнения в правильности ведения учёта, проведите аудит базы данных складской программы. Аудит — независимая проверка и оценка данных учёта, провести его может как сам управляющий, так и нанятые со стороны специалисты.

В этой статье разберёмся, какой минимум данных необходимо проверить в StoreHouse 5 (модуле r_keeper для складского учёта), чтобы понять, можно ориентироваться на цифры, полученные из программы, или нет.

Номенклатура

Номенклатура — фундамент учёта, поэтому её проверяем в первую очередь. На этапе проверки номенклатуры уже видно, корректные ли данные будут дальше в документах и отчётах.

Обратите внимание на:

• Аналоги в номенклатуре. Например, необходимости заводить товар «молоко Домик в деревне» и «молоко Простоквашино» нет, достаточно завести просто «молоко», так как оно используется, независимо от фирмы, всегда одинаково. Если бухгалтер-калькулятор сомневается при добавлении новой позиции, он должен проконсультироваться с кухней.
• Типы товара. Номенклатура StoreHouse 5 может быть трёх типов: товар, услуга и калькуляция. Тип влияет на документооборот.
  
  Продукты с типом «калькуляция», используются только в технологических картах, а в документах не задействованы. Например, вода из крана, участвует во многих рецептах, но ставить её на приход и списывать не нужно.
  Тип «услуга» тоже не участвует в движения товаров, но имеет значение для бухгалтерских документов. Допустим, аренда караоке — услуга в ресторане, не подразумевает списание продуктов, но при её реализации фиксируются деньги.
• Связь с комплектом. Все позиции из номенклатуры, которые готовятся в заведении, должны иметь комплект. Если он не привязан, при продаже списание сырья не произойдёт.
• Упаковка. По возможности вся упаковка должна быть включена в рецептуру, так как она влияет на себестоимость.

Суммы реализации

После проверки номенклатуры переходим к анализу документооборота, проверяем выручку. Суммы выручки в отчётах r_keeper должны совпадать с суммами реализации в StoreHouse. Для сравнения удобно использовать «Отчёт по общей выручке» из r_keeper и «Акт реализации по дням» из StoreHouse.

Расхождения в суммах могут быть, если не все продажи были выгружены и обработаны в складской программе. Из-за случайно или специально пропущенных данных, теряется актуальность информации о списание продуктов, наценке, остатках.

Анализ закупок

Проверяя закупки, надо, во-первых, запросить сверку с поставщиками. Так мы убедимся, что все документы, отгруженные поставщиками, попали в учёт.

Во-вторых, в отчёте «Анализ поставщиков», отсортировать закупки по цене, и проанализировать поставки с очень низкой или высокой стоимостью. На каждый сомнительный случай, ищем бумажные документы от поставщика.

Наценка

Ещё один способ выявить ошибки в учёте — проанализировать наценку на блюда. Отчёт «Акт реализации» сортируем по полю «наценка %» и разбираем все позиции с отрицательной наценкой, нулевой себестоимостью и процентом меньше 50% и больше 500%.

Если Греческий салат продали за 350р., при себестоимости 800р., тут или ошибка ценообразования, или ошибка в учёте: в комплекте или приходной накладной. Отрицательная наценка может быть только у блюд, подающихся, как комплимент или подарок при акциях.

Слишком высокая наценка тоже свидетельствует об ошибках. Если вместо 0,150кг креветок в рецепте Цезаря указать 0,015кг, себестоимость уменьшится, а наценка станет выше, чем на самом деле.

Через анализ наценки можно быстро определить и исправить проблемные технологические карты.

Остатки после инвентаризации

Сравнив суммы фактического остатка в инвентаризации с остатком в «Оборотной ведомости» или в «Ведомости остатков», вы увидите точность проведения инвентаризации. Если есть расхождения — при инвентаризации не все товары были пересчитаны.

Компенсации

Компенсация — это автоматически созданная запись, добавляющая необходимое количество товара при попытке списания «в минус». Т.е. если списать товара больше, чем есть на остатке, программа добавит компенсированную запись.

При аудите, посмотрите на компенсацию, большая компенсация сигнализирует о пропущенных приходных или внутренних документах, неправильных технологических картах и ведении учёта с игнорированием предупреждений программы об ошибках.

ЕГАИС и Ветис

Проверяя складской учёт, надо помнить и о системах государственного контроля ЕГАИС и Ветис (Меркурий).

В Ветис все ВСД должны быть погашены. Проверка через StoreHouse займёт всего пару минут: посмотрите на накладные, любой цвет, кроме белого, признак того, что ВСД обрабатывались.

При проверке документов в ЕГАИС можем также ориентироваться на цвет или отправить повторный запрос необработанных накладных. Все поставки алкоголя обязательно должны быть обработаны.

Экспресс аудит складского учёта по предложенным пунктам не займёт много времени, но позволит оценить качество работы в программе. Если учёт не прошел хотя бы один этап проверки, ориентироваться на его данные нельзя.

Такую форму аудита мы разбирали на вебинаре. При желании получить более полную картину учёта в заведении, вы можете заказать аудит от команды специалистов компании r_keeper. В рамках аудита проверяются базы r_keeper и StoreHouse, и даются рекомендации по дальнейшей работе. Условия на сайте.