5 шагов правильного складского аудита

Главное из выступления директора по продажам r_keeper на конференции  Restaurant & Kitchen Management

Результат решений, которые ежедневно принимает управляющий рестораном, зависит от качества располагаемой информации. Данные программы r_keeper Store House не подведут и помогут определить необходимость в изменении цен на меню, корректно подсчитать food cost или labor cost. Однако сведения в ПО (программное обеспечение) заносят люди, а значит, ошибки не исключены. Поэтому крайне важен периодический аудит данных складского учета.

В этой статье вместе с директором по продажам r_keeper Еленой Кондратовой разбираемся: на что стоит обратить внимание при проверке. Материал подготовлен на основе ее выступления, прошедшего недавно в Иркутске в рамках четвертого сезона встреч собственников и управляющих ресторанным бизнесом Restaurant & Kitchen Management.

1. Уточняем номенклатуру

Проверка должна начинаться именно с этого, ведь от того, корректны ли данные в справочнике номенклатур, будет зависеть дальнейшая работа: техкарты, документы и отчеты строятся на основании этого списка.

Какие данные важны 

Наименования. Нет необходимости разделять товар по торговым маркам, достаточно обозначить наименование, можно без фирмы-производителя, но с важным для ассортимента готовых блюд уточнением. Например, молоко «Домик в деревне» и молоко «Пармалат» будут названы одинаково: «молоко». Но в списке могут оказаться два вида сливок: с жирностью 10% для соусов и 33% для кремов. Нужен ли новый товар в справочнике, определяет шеф-повар или шеф-бармен.

Тип товара. Позиции в программе учета StoreHouse 5 могут быть трех типов: товар, услуга и калькуляция. Это влияет на документооборот. Если заведение предоставляет услуги, например, караоке, то все они должны быть зафиксированы.

Комплектация. Если комплект не привязан к позиции (блюду), то при продаже не произойдет списание сырья, а это большая проблема для учета.

Упаковка. Это еще один параметр, который должен быть включен в «рецептуру», так как от него зависит себестоимость блюда. Не забывайте про одноразовую посуду — копейка рубль бережет!

2. Проверяем технологические карты

Елена Кондратова рекомендует «метод треугольника». Его смысл в том, чтобы проверить норму закладки, единицы измерений и значений в столбце брутто. В данном случае управленец ищет грубые — намеренные или нет — ошибки и старается вовремя их устранить, чтобы не увеличить расходы ресторана.

3. Проверяем закупочную документацию

В первую очередь нужно убедиться, что все документы, присланные поставщиками, попали в учет. Затем необходимо отсортировать закупки по цене и проанализировать поставки с очень низкой или слишком высокой стоимостью, проверить их подлинность, в случае ошибок, опечаток — исправить.

4. Проверяем акты переработки и декомплектаций

Если на вашем предприятии предусмотрены процессы переработки одного продукта в другой (например, из хлеба делают сухарики, количество которых также подсчитывается), то стоит уделить особое внимание актам переработки. В ином случае создание таких документов лучше запретить на уровне прав доступа персонала и исключить из программы во избежание воровства. Ведь гипотетически можно заставить систему переработать говядину в лук.

5. Проверяем данные инвентаризации

Очень важный пункт. При анализе итогов инвентаризации убедитесь, что все товары попали в список, ничего не забыли. Для этого достаточно сравнить суммы сличительной ведомости (документ о проведении инвентаризации) с товарным отчетом и оборотной ведомостью. Все три финальные суммы должны совпадать.

Также подсчитайте количество штучного товара, например покупных пирожных. Если есть расхождения, повторите действие. После этого проверяются остальные позиции.

Важно! Управляющий должен иметь возможность получать результаты инвентаризации быстро. Для увеличения скорости проведения проверки и ввода данных используют модуль электронного документооборота foodfаctory. Данные вносятся на любом планшете или на самой кассовой станции r_keeper.

Ключевые показатели, которые вас интересуют, — это компенсации и излишки/недостачи.

Важно! Чтобы сэкономить драгоценное время, обратите внимание только на те позиции, где количество недостач превышает психологически комфортную границу отклонений. Сравните ситуации: если через ресторан за 1 месяц прошло 100 кг картофеля, а недостача составила 2 кг, то это всего 2% — на них можно не тратить время. А вот если ресторан закупил 10 кг картофеля, а недостача составила 2 кг (20% от оборота), вмешательство управленца необходимо.

Большая компенсация сигнализирует о пропущенных приходных или внутренних документах, неправильных технологических картах и ведении учёта с игнорированием предупреждений программы об ошибках.

Проблемой также является и красивая — положительная — цифра в строке «итого» при анализе излишков и недостач. В реальности никто не застрахован от производственных огрехов, а, когда на бумаге все идеально, это значит лишь одно: документы были подправлены. Это не позволит управленцу трезво оценить ситуацию и принять грамотное решение.

Эти рекомендации помогут вам быстро и эффективно провести аудит складского учета и, ориентируясь на полученные данные, принять оптимальное решение, которое позволит сократить расходы в ресторане без потери в качестве.