Недостачи, излишки, убытки: как пережить товароучет в ресторане

Об инвентаризации без последствий для бизнеса

Сотрудники ошибаются или сговариваются, чтобы специально вводить руководство в заблуждение. Персонал мухлюет, продукты внезапно кончаются, хотя закупку делали на днях, а из бара пропал дорогой алкоголь. Большинство проблем в заведении так или иначе связано с человеческим фактором. 

Например, бармены время от времени могут брать напитки из бара и просить бухгалтера-калькулятора не отражать недостачу в отчетах, обещая все возместить. Но потом это откладывается, забывается. А когда через пару месяцев находят недостачу на десятки тысяч рублей, бармены уже сменились. Или у одного ресторатора в кафе регулярно не хватало яиц и куриного филе, хотя все закупали вовремя. Позже выяснилось, что повар решил заняться наращиванием мышечной массы, а нужные для правильного питания продукты брал на кухне.

Такие проблемы «подсвечивают» своевременная и регулярная инвентаризация и товароучет. Сегодня весь процесс может быть автоматизирован: программа сама показывает остатки и недостачи товаров, экономя время и нервы. 

Подмена дорогих продуктов дешевыми

В заведениях бывают случаи подмены дорогостоящих продуктов дешевыми. Например, бармен «из лучших побуждений» наливает своим друзьям дорогое вино, пробивая на кассе дешевое. Тогда при инвентаризации в остатках будет больше дорогого напитка, чем дешевого. 

Излишки одних позиций и нехватки по другим называют пересортицей. Чтобы найти причину, придется проанализировать огромное количество документов: номенклатур, технологических карт​​, накладных. Если они хранятся как попало, это усложнит задачу. 

Но когда все товароучетные документы в единой системе, то актуальные данные о движении товаров подтягиваются автоматически и пересортицу видно сразу.

Выручка на дне стакана

Инвентаризация в баре – отдельный вид пытки. 

Например, в ресторане один и тот же напиток в бутылках объемом 0,75 и 0,5 л. В конце дня в каждой что-то осталось – как эти бутылки инвентаризировать? Можно слить жидкость в мерный стакан, посмотреть объем и залить обратно. Но тогда часть напитка останется на стенках и дне стакана – в долгосрочной перспективе это потеря денег. К тому же, если проводить такой ритуал ежедневно, это займет много времени.

Еще можно поставить барную линейку – приспособление, которым измеряют остатки напитка в начатой бутылке без перелива. Но, если в ресторане есть алкоголь в темных бутылках, это будет сложно – и при замерах можно ошибиться. 

В r_keeper достаточно поставить вскрытую бутылку на весы, которые интегрированы с программой: масса фирменной тары разного объема уже есть в системе, остается указать объем бутылки – программа сама вычислит, сколько в ней напитка, и внесет данные в карточки. 

Неверная себестоимость блюд

Если себестоимость блюд посчитана ошибочно, управленцы неверно рассчитают маржу – разницу между выручкой и расходами. 

«В этом случае вся управленческая отчетность летит коту под хвост, – объясняет Елена Кондратова, директор по продажам r_keeper. – На основе этих данных принимаются все решения в ресторанном бизнесе: какие блюда оставлять в меню, какие убирать, на что делать акции. Неправильно посчитали – приняли неверное решение». 

В номенклатуре любого заведения – сотни позиций, и контролировать все вручную нереально. Сегодня продукты закупили по одной цене, а через неделю они подорожали – нужно учесть это в себестоимости блюда и скорректировать наценку заведения. Делать это в тетрадке или вручную на компьютере рискованно: можно запутаться, неверно посчитать или забыть вовремя внести данные, поэтому лучше проводить учет в специальных программах, которые все точно посчитают, подтянув нужные данные автоматически.

Сервис r_keeper работает по принципу FIFO (first in, first out – «первый пришел, первый ушел»). Стоимость продукта берется из накладной поставщика с актуальной ценой закупки. Например, лосось постоянно дорожает, но программа автоматически рассчитывает себестоимость блюд с этой рыбой при каждом новом поступлении. Большинство процессов построено на том, что более ранняя закупка идет в работу раньше.  

Благодаря этому можно следить за маржинальностью блюд в зависимости от конкретной поставки, а не опираться на усредненные данные.

Нарушение рецептуры

Ошибки в учете могут возникать из-за нарушения рецептуры, и не всегда по вине поваров: во время скачков спроса продукты могут закончиться – приходится выкручиваться. Например, клиент заказал салат цезарь. По рецептуре там есть помидоры черри, но они закончились, и повар решил заменить их на обычные помидоры. В результате учет может показать нехватку томатов. 

Эту проблему в r_keeper решает функция «Компенсирующая запись». Она позволяет задним числом вносить корректировки без ущерба учету. С ее помощью можно исправить расхождения в учете даже через несколько недель – найти накладную и ввести данные. Программа все моментально пересчитает без дополнительных операций со стороны пользователя.

«Альтернативные ингредиенты для блюд можно предусмотреть в программе с помощью функции взаимозамены продуктов. Например, можно заранее вбить в систему правило: «Если закончится салат латук, ты начинаешь списывать айсберг. Когда заканчивается айсберг, списываешь салат романо, – поясняет Елена Кондратова. – И таких правил можно создать сколь угодно много». 

Кроме учета отдельных ингредиентов, в список позиций можно добавить полуфабрикаты. Например, если в ресторане есть готовая основа для салата, при инвентаризации достаточно внести ее в систему как полуфабрикат, и программа сама разложит блюдо на составляющие.

Товароучет в ресторанном бизнесе не так страшен, как о нем принято думать. Особенно если использовать современные сервисы автоматизации, которые упростят жизнь и помогут избежать фатальных для бизнеса ошибок. Все необходимые функции есть в программе StoreHouse, причем для ее использования не нужно ничего докупать – достаточно иметь лицензию r_keeper.